Der automatische Datenaustausch zwischen LINA und den DATEV-Lohnbuchhaltungssystemen Lohn und Gehalt vereinfacht die monatliche Lohnabrechnung für Gastronomiebetriebe und Steuerberater erheblich. Durch die einmalige Einrichtung der Schnittstellen lassen sich Personalstammdaten sowie zeiterfasste Bewegungsdaten (z. B. geleistete Arbeitsstunden, Zuschläge und Fehlzeiten) nahtlos exportieren und direkt in DATEV einlesen. Dies minimiert manuelle Übertragungsfehler, spart wertvolle Zeit beim Monatsabschluss und sorgt für eine transparente, korrekte Entgeltabrechnung deines Personals


Nachfolgend findest du eine Anleitung, zu den Einstellungen zum Austausch zwischen LINA und Datev Lohn und Gehalt oder Lodas. Du kannst Personalstammdaten und Bewegungsdaten exportieren.


In der Übersicht Schnittstellen Finanzen, Buchhaltung und Controlling  findest Du mehr zu den möglichen Funktionen im Bereich Buchhaltung.
Weitere Informationen zu den LINA Schnittstellen findet ihr auf unserer LINA-Webseite https://www.lina.de/partners/



Benötigtes Modul:LINA Finance, LINA Team (zur kompletten Nutzbarkeit) 
Benötigtes Recht:Buchhaltungsimport 


Inhaltsverzeichnis 


Lohnbuchhaltung

Um die Schnittstellen zu konfigurieren, müssen einmalig einige Einstellungen vorgenommen werden.


Die Einstellungen findest du unter

  • Finance
  • Steuerberater
  • Einstellungen


Stammdaten Importschema


Wenn du Lodas für deine Lohnbuchhaltung verwendest, kannst du diesen Punkt überspringen.


Wenn du das Datev Produkt Lohn und Gehalt nutzt, so musst du einmalig das Importschema für die Personalstammdaten anlegen. 


Hierzu lädst du in LINA das LuG-Stammdaten-Schema herunter und speicherst dieses auf einem Laufwerk ab, das von Datev aus zugänglich ist.



Rufe dir nun in DATEV Rechnungswesen pro die ASCII-Daten auf. 

  • Bestand
  • Exportieren
  • ASCII-Daten


 

Nun wählst du den Punkt Formatverwaltung aus und gehst auf den Punkt Format einspielen.

Befolge nun die Anweisungen um das heruntergeladene SuSa - Exportschema einzuspielen. 


Anschließend siehst du in der Box Formatauswahl das Export-Format für LINA, zu finden unter: 

  1. Bewegungsdaten
  2. Finanzbuchführung
  3. Summen und Salden



Neben dem Export der Daten kannst du deinem Mandanten die abgeschlossenen Buchhaltungen in Form von SuSa und BWA wieder zur Verfügung stellen.


Lohnarten

Für den Export der Bewegungsdaten nach Lodas als auch nach Lohn und Gehalt müssen die entsprechenden Lohnarten definiert werden. Die Lohnarten findest du in den Einstellungen direkt unter dem Importschema für die Stammdaten. Öffne diese per Klicke auf das Zahnrad-Icon. 


Die folgenden Lohnarten werden von uns standardmäßig angesprochen:


Die Belegung kannst du jederzeit ändern indem du in der Tabellenspalte Meine Lohnart in das vorbelegten Felder klickst, dass zur gewünschten Lohnart gehört. 


Die Referenzlohnart Gastro-MIS kann nicht geändert werden. 


Krankenkassen (Nur für Lodas) 

Damit Krankenkassen richtig nach Lodas übertragen werden, muss die Liste der Krankenkassen zunächst definiert werden. Dazu wählst du unter „Einstellungen“ die Zahnräder hinter „Krankenkassen“. 

Auf der folgenden Seite werden alle derzeit bekannten Krankenkassen mit den jeweiligen Betriebsnummern aufgelistet.

Die Belegung kannst du jederzeit ändern indem du in der Tabellenspalte Lodas-Nummer in das vorbelegte Feld klickst, dass zur gewünschten Krankenkasse gehört. Du musst nur die Nummern der Krankenkassen eintragen, die du auch für die Lohnbuchhaltung nutzt. 


Feiertage

Unter dem Punkt „Feiertage“ kannst du definieren, welche Feiertage für die Berechnung von Zuschlägen herangezogen werden sollen. In der Liste sind die einzelnen Bundesländer und deren Feiertage aufgeschlüsselt. 



Um Feiertage zu markieren, aktiviere die Checkboxen vor den Feiertagen. 


Tätigkeitsschlüssel

Hier kannst du festlegen, welche Tätigkeitsschlüssel beim Export der Personalstammdaten für die einzelnen Bereiche (wie Service, Bar, Küche, …) angewandt werden sollen.  Die Bereiche findest du zum Beispiel im Stundenzettel oder in der Zeiterfassung im Kassenbuch. Die Bereichsnamen stammen aus den Dienstplan-Einstellungen und werden durch die Funktion Bereich bestimmt. 


Die „Bereiche“ „Urlaub“, „Schule“, „Krank“ und „unentschuldigt“ sind in diesem Fall nicht für dich, sondern werden systembedingt benötigt. Die Lohnarten für diese Bereiche sollten auch nicht verändert werden.



Die Belegung kannst du jederzeit ändern indem du in der Tabellenspalte Tätigkeitsschlüssel in das vorbelegte Feld klickst, dass zum gewünschten Bereich gehört. 


Export der Personalstammdaten

Die Datenexporte für die Personalstammdaten für Lodas oder Lohn und Gehalt kannst du hier herunterladen: 

  • Finance
  • Steuerberater
  • Datenexport


 

Lodas


Wähle unter „Mandant“ den ASCII-Import und wähle die heruntergeladene Datei für den Import aus. Folge anschließend den Anweisungen in Lodas


Lohn und Gehalt


Wähle unter „Mandant“ den Importassistenten und folge den Anweisungen. Wähle als Importformat, das unter Punkt 2.1.1 importierte Importformat.
In beiden Programmen wird nach dem Import der Stammdaten ein Fehlerprotokoll ausgegeben, welches aufmerksam gelesen werden sollte.


Export der Bewegungsdaten 

In LINA lädst du die Bewegungsdaten für Lodas oder Lohn und Gehalt hier herunter.


  • Finance
  • Steuerberater
  • Datenexport


Lodas

Wähle unter „Mandant“ den ASCII-Import und wähle die heruntergeladene Datei für den Import aus. Folge anschließend den Anweisungen in Lodas


Lohn und Gehalt


Wähle im linken Menü die Bewegungsdaten aus. 

Im oberen Bildschirmbereich kannst du nun den Monat und die eben heruntergeladene Datei auswählen und anschließend importieren.
In beiden Programmen wird nach dem Import der Stammdaten ein Fehlerprotokoll ausgegeben, welches aufmerksam gelesen werden sollte.