Wenn du mit unserem Modul LINA Team arbeitest, so kannst du die Personaleinteilung über unseren Dienstplan vornehmen. Es gibt grundlegende Einstellungen die du beachten solltest.
Ferner entscheidet dein Format, mit dem du arbeiten möchtest, welche weiteren Einstellungen du tätigen musst.
| Benötigtes Modul: | LINA Team |
| Benötigtes Recht: | Dienstplan-Einstellungen verwalten |
Grundsätzliches über den Dienstplan
Die Zahl der Dienstpläne in LINA ist nicht begrenzt.Um zu den Dienstplaneinstellungen zu gelangen, gehst du über
- Team
- Dienstpläne
- Einstellungen
Hier findest du bereits 12 Dienstpläne. Diese sind fest vorgegeben.
Du findest hier die häufigsten, in der Gastronomie vorkommenden Bereiche.
Bereiche
In LINA wird mit unterschiedlichen Bereichen gearbeitet.
Verwaltungsbereiche und Abrechnungsrelevante Bereiche
Um in der Zeiterfassung und im Stundenzettel die Reiter "Urlaub", "Krank", "Schule", "Unentschuldigt" und "sonstiges" auswählbar sind, sind diese als Verwaltungsbereiche angelegt. Mit diesen arbeitest du nicht wie mit deinen normalen Dienstplänen.
Die Verwaltungs- und Abrechnungsrelevanten Bereiche sind gelb markiert. Du musst hier keinen Mitarbeiter dem Dienstplan zuordnen.
Damit keine Fehler bei der Abrechnung entstehen, kannst du bei diesen Bereichen den Bereichsnamen lokal nicht verändern.
Dienstplanbereiche
Alle übrigen Dienstplanbereiche kannst du gestalten und nutzen, wie du dies möchtest. In diesen verteilst du deine Mitarbeiter. Du kannst neue anlegen und die bereits angelegten mit eigenen Bereichsnamen versehen.
Einen neuen Dienstplan anlegen
Den neuen Dienstplan legst du ebenfalls über
- Team
- Dienstpläne
- Einstellungen
an.
Du hast hier die Rubrik Bereiche.
Du kannst den Bereichsname bei mir jederzeit überschreiben (bis auf die gelb hinterlegten Bereiche).
Du kannst aber auch einen neuen Dienstplan erstellen. Dazu musst du unter Optionen auf Neuer Dienstplan klicken und dir einen ganz neuen Dienstplan erstellen. Klicke dies am besten nicht zu häufig, diese lassen sich nicht mehr löschen.
Dein neuer Dienstplan erscheint nun ganz unten in der Übersicht:.
Einstellungen vornehmen
Hier siehst du alle Einstellungsmöglichkeiten, die du vornehmen kannst.
Nachfolgend wird erklärt, welche Einstellung wofür steht.
| Bezeichnung | Beschreibung | Wichtig für Format |
| Bereichsname Global | unveränderbarer Wert. Dient dazu, innerhalb der Restaurantgruppen sicherzustellen, dass die Bereiche auf den gleichen Nummern liegen und die selbe Bezeichnung haben. | Zeilen nach Schichten Zeilen nach Mitarbeitern |
| Bereichsname bei mir | Diesen Bereichsnamen kannst du ändern. Es empfiehlt sich, diese zumindest ähnlich wie den globalen Bereichsnamen zu halten um die Vergleichbarkeit sicherzustellen. Wird im Stundenzettel und in der Zeiterfassung angezeigt, daher wird dieser gerne kürzer gehalten. | Zeilen nach Schichten Zeilen nach Mitarbeitern |
| Dienstplanname | Dies ist der Name, wie der Dienstplan in deiner Dienstplanübersicht angezeigt wird. | Zeilen nach Schichten Zeilen nach Mitarbeitern |
| Tätigkeitsschlüssel | Der Tätigkeitsschlüssel enthält verschlüsselte Angaben über die Tätigkeit der Mitarbeiter. Die hinterlegten Tätigkeitsschlüssel beschreiben eine "Servicefachkraft im Restaurant". | Zeilen nach Schichten Zeilen nach Mitarbeitern |
| Anzahl Schichten | In der Anzeige trägst du ein, wie viele Schichten du an dem Tag brauchst, an dem du die meisten Mitarbeiter verplanen musst. Pro Schicht kann ein Mitarbeiter eingesetzt werden. | Zeilen nach Schichten Zeilen nach Mitarbeitern - hier muss eine 1 eingetragen werden |
| Standardanzeige | Hier gibst du an, wie viele Wochen im Voraus dir angezeigt werden sollen. Diese kannst du bereits füllen. | Zeilen nach Schichten Zeilen nach Mitarbeitern |
| Wochenbeginn | Welcher Tag soll dir als erstes verplanbar sein? | Zeilen nach Schichten Zeilen nach Mitarbeitern |
| Zusatzzeile | Wenn beim Bearbeiten des Dienstplans eine zusätzliche Zeile für zb. abweichende Zeiten oder Bemerkungen für einzelne Mitarbeiter standardmäßig eingeblendet werden soll, muss die Zusatzzeile angehakt werden. | Zeilen nach Schichten Zeilen nach Mitarbeitern - hier muss zusätzlich eine Funktion hinterlegt sein. Dazu erfährst du weiter unten mehr |
| Guttage | unwichtig | - |
| Format | Hier wählst du aus ob du mit dem Format Zeilen nach Schichten oder mit dem Format Zeilen nach Mitarbeitern arbeiten möchtest. | |
| Umsatzbezug | Hier kann definiert werden, zu welchem Umsatz die Arbeitsstunden aus diesem Bereich in Bezug gesetzt werden sollen, um die Effektivität zu berechnen. | Zeilen nach Schichten Zeilen nach Mitarbeitern |
| Effektivität | Möchtest du die Effektivität für diesen Dienstplan berechnen lassen? | Zeilen nach Schichten Zeilen nach Mitarbeitern |
| Aktiv | Nur aktive Dienstpläne werden dir in der Dienstplanübersicht angezeigt. | Zeilen nach Schichten Zeilen nach Mitarbeitern |
| Personen bearbeiten | Welche Personen sollen in diesem Dienstplan verplanbar sein, welche sollen diesen lesen können, wer darf den Dienstplan bearbeiten und wer ist verantwortlicher? Das stellst du alles hier ein. | Zeilen nach Schichten Zeilen nach Mitarbeitern |
| Label & Anfangszeiten | In dieser Maske kannst du die Standardschichten festlegen, mit Anfangs- und Endzeit für jeden Wochentag. Diese Einstellungen sind vor allem für die Sperrzeiten und für die Übernahme der Dienstplanzeiten in die Zeiterfassung wichtig. | Zeilen nach Schichten |
Personen bearbeiten
Du kannst deine Mitarbeiter in den einzelnen Dienstplänen verteilen. Arbeiten einige beispielsweise ausschließlich im Bardienstplan, kannst du diese der Übersichtlichkeit halber nur in diesem einteilen.
Um die Personen zu bearbeiten gehe auf gleichnamigen Reiter Personen bearbeiten.
Lesen
Das Recht Lesen bedeutet, dass der Mitarbeiter den freigegebenen Dienstplan lesen kann. Das heißt, erst nachdem der Dienstplan für die Mitarbeiter freigegeben ist, sieht dieser Mitarbeiter, wer zu welcher Zeit eingeteilt wurde.
Teilnehmen
Das Recht Teilnehmen bedeutet, dass der Mitarbeiter in diesem Dienstplan eingeteilt werden darf. Vorher wird er in der Mitarbeiterliste beim Bearbeiten des Dienstplans nicht sichtbar.
Bearbeiten
Das Recht Bearbeiten berechtigt den Mitarbeiter, dass er die Einteilung des Dienstplans vornehmen kann und alle Mitarbeiter mit dem Recht Teilnehmen den einzelnen Schichten oder Zeiten zuordnen darf. Außerdem darf der Mitarbeiter den Dienstplan freigeben.
Bereichsleiter
Der Bereichsleiter wird per E-Mail informiert, sobald beispielsweise eine Schicht in die Tauschbörse gestellt wurde.
Dabei wird die Mail auf die bei dem Mitarbeiter im Profil hinterlegte Mailadresse geschickt.
Gesondert können auch News nur an die Bereichsleiter geschickt werden.
Station & Sortierung
Die Station kann dich bei dem Format Zeilen nach Mitarbeitern unterstützen, diese in der richtigen Station einzuteilen und daraufhin eine bessere Sortierung zu erhalten.
Im Dienstplan werden dir die Mitarbeiter in den einzelnen Stationen aufgelistet, untereinander angezeigt:
Die Station kannst du neu anlegen indem du auf Neue Station gehst und einen Namen vergibst.
Um einem Mitarbeiter eine Station zuzuordnen, muss dieser das Recht Teilnehmen erhalten haben.
Innerhalb der Stationen kannst du eine Sortierung pflegen. In dieser Reihenfolge werden dir die Mitarbeiter angezeigt.
Label & Anfangszeiten
Dieser Bereich ist für das Dienstplanformat Zeilen nach Schichten.
In dieser Maske kannst du die Standardschichten für deine Mitarbeiter festlegen.
Du trägst die Anfangs- und Endzeiten für jeden Wochentag ein.
Sollen zwei Mitarbeiter in einer Schicht arbeiten, so musst du diese Schicht 2x anlegen.
Im Dienstplan sieht die Labelhinterlegung bei Zeiteinblendung wie folgt aus:
Je nachdem wie unter Label & Anfangszeiten die Zeiten pro Tag und Schicht hinterlegt wurden, wird es im Dienstplan angezeigt.
Der Donnerstag ist mit einer anderen Zeit hinterlegt wie der Freitag beispielsweise.
Die mit dem Recht Teilnehmen hinterlegten Mitarbeiter können nun der Schicht über das Dropdown zugeordnet werden.
Label
Pro Schicht hast du eine Überschriftenzeile für den Namen des Labels. In diesem Beispiel ist der Labelname Tagschicht.
Ein Label kann maximal 11 Zeichen enthalten. Du selber bestimmst, wie das Label heißen soll.
Wochentage
Hier gibst du für das eine Label / Die eine Schicht die erforderlichen Standardarbeitszeiten deiner Mitarbeiter ein.
Fangen deine Mitarbeiter Tageweise unterschiedlich an, so kannst du hier pro Wochentag andere Zeiten eingeben.
In gleicher Schicht müssen mehrere Mitarbeiter arbeiten
Wenn du in der selben Schicht mehrere Mitarbeiter einteilen musst, so musst du die Schicht einfach doppelt oder auch dreifach eintragen und beschriften. Somit hast du die Möglichkeit, pro Schicht einen Mitarbeiter einzutragen.
Wenn damit die Anzahl Schichten in der Übersicht nicht mehr passt, musst du diese ebenfalls um die weiteren Schichten erhöhen und dies abspeichern! Sonst wird dir die neue Schicht nach dem Speichern nicht mehr angezeigt.
Im Dienstplan würden dir die Schichten (je nach Anzahl) angezeigt werden.
Die Tagschicht gibt es nun beispielsweise zwei mal, somit können zwei Mitarbeiter pro Tag hier hinterlegt werden.
Benötigte Mitarbeiter
Im Bereich Label & Anfangszeiten hast du die Möglichkeit, zu regulieren, wie viele Mitarbeiter sich für einen Tag sperren dürfen.
Dies ist nur dann relevant, wenn du mit damit arbeitest, dass sich deine Mitarbeiter eigenständig Sperrtermine setzen dürfen.
Du arbeitest hiermit wie folgt
- Wie viele Mitarbeiter benötigst du für folgende Tage mindestens?
Die Anzahl der Mitarbeiter trägst du pro Wochentag ein.
Ich habe unter Teilnehmen 9 Mitarbeiter, sprich ich kann unter 9 Mitarbeitern den Dienstplan verplanen.
Gibst du nun von Mo - Fr eine 7 ein und Sa - So 9, dürfen sich von Montag bis Freitag jeweils 2 Mitarbeiter pro Tag sperren (9 Mitarbeiter - 2 Mitarbeiter sind die hier hinterlegten 7 Mitarbeiter). Am Samstag und am Sonntag darf sich kein Mitarbeiter sperren.
In diesem Beispiel ist es so, dass ich am Wochenende mehr Mitarbeiter benötige (alle 9) als unter der Woche.
Mitarbeiter sperrt sich
Wenn sich deine Mitarbeiter sperren dürfen, gibt es eine Ampelfunktion sofern du die Sperrmöglichkeiten mithilfe der Benötigten Mitarbeiter eingegrenzt hast.
Die Ampel teilt sich wie folgt auf
- Grün
- Gelb
Die Kalendertage sind grün
Möchte sich der Mitarbeiter für einen bestimmten Tag sperren und dieser ist im Kalender grün hinterlegt, so ist die Sperrung möglich. Es sind noch nicht zu viele Mitarbeiter gesperrt:
Die Kalendertage sind gelb
Sind die einzelnen Kalendertage gelb hinterlegt, so kann sich der Mitarbeiter nicht mehr sperren.
In unserem Beispiel von insgesamt 9 einteilbaren Mitarbeitern sind damit bereits zwei für diesen Tag gesperrt.
Ein Sperrverbot in diesem Zeitraum ist ebenfalls möglich.
Die Kalendertage sind rot
Sind die einzelnen Kalendertage rot hinterlegt, so hat der Mitarbeiter bereits zu diesem Zeitpunkt einen Sperrtermin.
Funktionen
In den Dienstplaneinstellungen stehen dir Funktionen zur Verfügung.
Möchtest du mit der Zusatzzeile im Format Zeilen nach Mitarbeitern arbeiten, musst du für diesen Dienstplan eine Funktion aktivieren.
Was genau ist unter den Funktionen zu verstehen
Eine Funktion ist beispielsweise ein Schön-Wetter-Dienst. Der Mitarbeiter bekommt diese Funktion zugeordnet und weiß damit, dass er nur Dienst hat, wenn das Wetter dies sagt.
Außerdem kannst du damit deine Schichtleiter einteilen, sofern du mit unterschiedlichen Schichtleitern arbeitest.
Die Funktion muss manuell zugeordnet werden und kann jederzeit geändert werden.
Funktion einem Dienstplan zuordnen
Als erstes musst du deine Funktionen benennen. Alle von uns eingestellten Namen kannst du individuell abändern, ebenfalls die Icon.
Du kannst auch die Anzeige bestimmen, ob Text oder das Icon angezeigt werden soll.
Möchtest du, dass die Schichtleitung im Reinigungsdienstplan beispielsweise genutzt werden kann, so wählst du diesen Dienstplan aus:
Einzelne Funktionen kannst du auch löschen oder neue Funktionen hinzufügen.
Neue Funktion hinzufügen
Um eine neue Funktion hinzuzufügen, gehst du auf den Bereich Neue Funktion hinzufügen und bestimmst hier den Namen und das Icon. Ebenfalls die Dienstpläne in denen die Funktion zur Verfügung stehen soll.
Neue Funktions-Icons hinzufügen
Möchtest du ein neues Icon hinzufügen, so musst du dir dies zunächst im Internet herunterladen und abspeichern.
Dann gehst du auf Dateien hier ablegen, um sie hochzuladen. Eine Internetseite dafür ist beispielsweise Vectron.com
Willst du das Icon unabhängig einer Funktion hochladen, musst du den Haken bei Nur neues Icon anlegen (ohne Funktion) Nun wählst du dein Icon aus und gehst auf Speichern.
Das Icon ist nun angelegt und kann genutzt werden.
