Damit der Export die korrekten Lohnbestandteile weitergeben kann, musst du bei deinen Mitarbeitern einige Einstellungen tätigen und Informationen erfassen. Ändert sich bei deinem Mitarbeiter das Gehalt, wird dies hier ebenfalls erfasst.
Nachfolgend wird erklärt, worauf du achten musst.
| Benötigtes Modul: | LINA Team |
| Benötigtes Recht: | Mindestens Benutzerlevel 1 |
Inhaltsverzeichnis
- Lohn, Gehalt & Urlaub
- Weitere Lohnbestandteile
- Geldwerter Vorteil und Sachbezüge
- Kosten für diesen Mitarbeiter aktuell
Um die Lohnbestandteile eines neuen oder bestehenden Mitarbeiters anzupassen, gehe bitte unter
- Team
- Mitarbeiter
- Stammdaten.
Wechsel in den zu bearbeitenden Mitarbeiter und dort in den Reiter "Lohn & Gehalt".
Lohn, Gehalt & Urlaub
Der erste Bereich im Reiter "Lohn & Gehalt" beschäftigt sich mit den Grundeinstellungen vom Gehalt und Urlaub.
Außerdem legst du hier die Zuschläge deines Mitarbeiters fest:
Stunden & Brutto
Im Bereich "Lohn, Gehalt & Urlaub" muss zunächst festgelegt werden, wie die Stunden des Mitarbeiters im Vertrag festgehalten werden sollen.
Hier kommt es darauf an, wie du die Stunden für deinen Mitarbeiter pro Monat berechnen lassen möchtest.
Berechnung nach Monatsstunden
Gehst du nach Monatsstunden (unabhängig von den Arbeitstagen pro Monat), so trage bitte zunächst Stunden/Monat ein.
Danach legst du fest, wie viele Stunden pro Woche gearbeitet werden müssen und dann, wie viele Stunden am Tag gearbeitet werden.
Daraus errechnet das System (nach dem Aktualisieren der Seite) die Tagewoche des Mitarbeiters:
Berechnung nach genauen Arbeitsstunden des Monats
Geht deine Berechnung immer nach den tatsächlichen Arbeitstagen des Monats, so können diese unterschiedlich sein.
Beispielsweise hat der Februar 2023 bei einer Arbeitswoche von Mo-Fr lediglich 20 Arbeitstage, womit die Stunden/Monat im Beispiel Oben auf 160 Stunden/Monat angepasst werden müssten.
Der März hingegen hat bei einer Arbeitswoche von Mo-Fr 23 Arbeitstage und somit 184 Stunden/Monat.
Februar:
März:
Die Überstunden / Minusstunden des Monats Februar werden somit von 160 Arbeitsstunden berechnet und im Monat März von 184 Arbeitsstunden.
Vorgehensweise
Berechnung Februar Überstunden / Minusstunden:
Deine Mitarbeiter haben den Februar über gearbeitet und möchten nun wissen, welche Überstunden oder Minusstunden sie generiert haben.
Ist der Monat vorüber, so trägst du unter "Lohn & Gehalt" bei "Stunden/Monat" 160 ein und schließt die Zeiterfassung für den Februar.
Ist nun der März verstrichen, so trägst du im April unter "Stunden/Monat" 184 ein und berechnest die Überstunden hiermit für den Monat März. Auch diesen schließt du nun wieder ab.
Hierbei handelt es sich um eine Empfehlung unsererseits! Bitte bespreche dies zunächst mit deinem Buchhalter
Berechnung ohne Über-/Minusstunden
Arbeitest du beispielsweise mit einem Minimum an Arbeitsstunden und alles, was dein Mitarbeiter darüber hinaus erarbeitet wird direkt ausgezahlt und soll keine Über- oder Minusstunden verursachen, so lässt du die Fehler komplett leer:
Arbeitsentgelt
Zunächst musst du entscheiden, ob dein Mitarbeiter ein Monatslöhner oder ein Stundenlöhner ist.
Monatslöhner
Ist dein Mitarbeiter ein Monatslöhner und verdient unabhängig von der tatsächlich gearbeiteten Zeit immer das selbe Bruttogehalt, so trage hier das Monatsbrutto ein. Aufgrund des Monatsbruttos und den eingetragenen Stunden/Monat errechnet sich hier direkt das Stundenbrutto mit aus:
Stundenlöhner
Wird dein Mitarbeiter nach Stunden bezahlt, so lasse das Feld "Monatsbrutto" mit 0,00 hinterlegt und trage lediglich das Stundenbrutto ein:
Umsatzbeteiligung
Erhält dein Mitarbeiter eine Umsatzbeteiligung, so trage hier den prozentualen Anteil am Brutto-Umsatz als Lohnbestandteil ein.
Greift nur bei Monatslöhnern! Achte auf den Mindestlohn
Zuschläge
Hast du dich dafür entschieden, dass deine Mitarbeiter Zuschläge erhalten sollen, so musst du diese im Teilabschnitt für die Zuschläge eintragen:
Zuschlagszahlung
Von Wann bis Wann die Standardzahlungen der Zuschläge greifen, erfährst du in folgender Tabelle:
| Nachtzuschlag 1 | Von 20:00 Uhr bis 24:00 Uhr und am Morgen von 04:00 Uhr bis 06:00 Uhr |
| Nachtzuschlag 2 | Von 00:00 Uhr bis 04:00 Uhr |
| Sonntagszuschlag | Den gesamten Sonntag und, sofern am Sonntag mit der Arbeit begonnen wurde am nächsten Morgen von 00:00 Uhr bis 04:00 Uhr |
| Feiertagszuschlag | Den gesamten Feiertag und, sofern am Feiertag mit der Arbeit begonnen wurde am nächsten Morgen von 00:00 Uhr bis 04:00 Uhr |
Hierbei handelt es sich um die Standardeinstellung. Welche weiteren Möglichkeiten du für die Zuschlagseinstellungen hast, erfährst du im Handbuchartikel Unterschiedliche Zuschlagseinstellungen
Additiv
Additiv bedeutet, dass beispielsweise an einem Sonntag nicht nur der Sonntagszuschlag gezahlt wird, sondern auch der eingestellte Nachtzuschlag.
| Sonntag additiv | An einem Sonntag werden Nachtzuschläge, sofern eingestellt, ZUSÄTZLICH gezahlt |
| Feiertag additiv | An einem Feiertag werden Nachtzuschläge, sofern eingestellt, ZUSÄTZLICH gezahlt |
Bei einem Sonntag, welcher auf einen Feiertag fällt, so erhält der Mitarbeiter den höheren Zuschlag, nicht beide
Beispiel
Der Mitarbeiter erhält nun alle Zuschläge und die Haken bei Additiv sind sowohl für Sonntage als auch Feiertage gesetzt:
Sonntag von 16:00 Uhr bis 23:30 Uhr
Von 16:00 Uhr bis 23:30 Uhr 50% Sonntagszuschlag.
Zusätzlich von 20:00 Uhr bis 23:30 Uhr 20% Nachzuschlag 1.
Sonntag (Feiertag) von 16:00 Uhr bis 23:30 Uhr
Von 16:00 Uhr bis 23:30 Uhr 125% Feiertagszuschlag.
Zusätzlich von 20:00 Uhr bis 23:30 Uhr 20% Nachtzuschlag 1.
Der Feiertagszuschlag ist höher als der Sonntagszuschlag und wird daher gewährt. Deckelung
Entweder du arbeitest mit Deckelung pro Stunde ODER mit Deckelung Zuschläge pro Monat! Beides geht nicht.
Deckelung pro Stunde
Die Deckelung pro Stunde ist dann relevant, wenn du deinem Mitarbeiter pro Stunde einen Betrag auszahlen willst, indem die vermutlich erwirtschafteten Zuschläge bereits enthalten sind.
Du gehst also davon aus, dass der Mitarbeiter inkl. all seiner Zuschläge pro Stunde auf 17€ kommt, so trägst du hier 17,00€ ein.
Am Ende des Anstellungsverhältnisses oder des Jahres musst du kontrollieren, ob der Stundenlohn von 17€ auch tatsächlich erarbeitet wurde (Stundenlohn + alle Zuschläge).
Hätte der Mitarbeiter weniger Stundenlohn bekommen, so muss das nicht erarbeitete Arbeitsentgelt zurückgezahlt werden.
Deckelung Zuschläge pro Monat
Die Deckelung Zuschläge pro Monat ist relevant, wenn du deinem Mitarbeiter monatlich einen pauschalen Zuschlagsbetrag auszahlen möchtest.
Dieser ist monatlich gleich, unabhängig davon wie viele zuschlagsrelevante Tage / Stunden gearbeitet wurden.
In den Reiter kommt also der monatliche Betrag, welcher als Zuschläge oben auf das Gehalt gezahlt werden.
Am Ende des Anstellungsverhältnisses oder des Jahres musst du kontrollieren, ob dieser monatlich ausgezahlte Betrag auch tatsächlich durch die an zuschlagsrelevanten gearbeiteten Tagen erwirtschaftet wurden.
Hat der Mitarbeiter nicht die gesamte Summe erarbeitet, so muss das nicht erarbeitete Arbeitsentgelt zurückgezahlt werden.
Urlaub
Urlaubstage
Damit der Urlaub immer korrekt berechnet wird, musst du hier ebenfalls Angaben vergeben.
Zunächst musst du angeben, welchen Urlaubsanspruch dein Mitarbeiter hätte, wenn er eine 5-Tage Woche hätte.
Ist dies eingetragen, so musst du die Seite aktualisieren, damit der Jahresurlaub übernommen werden kann.
Die Berechnung findet immer auf Grundlage der oben errechneten Tage/Woche statt
Beispiel 4-Tage Woche
Hat das System für deinen Mitarbeiter eine 4-Tage Woche errechnet, so gibst du zunächst unter "Jahresurlaub (5-Tage-Woche)" ein, wie viele Tage Urlaubsanspruch bestehen würden, würde der Mitarbeiter eine 5-Tage-Woche haben:
Danach aktualisierst du die Seite und erhältst den Wert, auf wie viele Urlaubstage dein Mitarbeiter bei seiner 4-Tage-Woche hat:
In diesem Beispiel hat der Mitarbeiter bei einer 5-Tage-Woche 28 Tage Urlaubsanspruch im Jahr.
Bei einer 4-Tage-Woche hat er somit 22,4 Tage Urlaubsanspruch im Jahr.
Stunden pro Urlaubstag fix
Möchtest du eine fixe Stundenanzahl pro Urlaubstag vergeben, so musst du diese hier im Feld "Stunden pro Urlaubstag fix" hinterlegen.
Somit wird pro Urlaubstag & Krankheitstag pauschal diese Stundenanzahl im Stundenzettel hinterlegt.
Meist wird hier mit der Zahl Stunden/Tag gearbeitet
Pauschale Zahlungen
Kost-/Sachbezug pauschal
Möchtest du deinem Mitarbeiter Kost-/Sachbezüge gewähren, so kannst du dies per Haken hier festsetzen.
Pauschal eingestellt ist die Gewährung ab 4h Arbeitszeit.
Du kannst aber auch individuell anpassen ab wann die Bezüge gewährt werden sollen indem du unter
- Config
- Buchhaltung
- Zeiterfassung
die Zeit abänderst:
| Benötigtes Recht: | In den Ladenstammdaten hinterlegter Geschäftsführer 1 oder 2 |
| oder: | GF-Ansicht und "Mein Laden" |
Setzt du den Haken, so gewährst du deinem Mitarbeiter Kost-/Sachbezüge:
Pauschale Lohnsteuer
Ist er Haken bei "Pauschale Lohnsteuer" gesetzt, kann der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer eine pauschale Lohnsteuer erheben, unabhängig von seinen individuellen Besteuerungsmerkmalen.
Hierbei handelt es sich um einen bestimmten Prozentsatz.
Für mehr Infos, frage bitte deinen Steuerberater
Monatl. Abschlagszahlung
Monatslöhner:
Hier kannst du angeben, ob dein Mitarbeiter vor der generellen Lohnauszahlung bereits eine monatliche Vorauszahlung erhalten soll.
Abschlagszahlung/Stunde
Stundenlöhner:
Hier kannst du angeben, ob dein Mitarbeiter vor der generellen Lohnauszahlung bereits eine Vorauszahlung erhalten soll.
Einstellung Stundenzettel Brutto-Netto-Abrechnung
Möchtest du, dass dein Mitarbeiter an seine Brutto-Netto-Abrechnung ebenfalls den Stundenzettel mit angehangen erhält, so setze hier den Haken.
Die Änderung erfolgt immer für die nächste hochgeladene Lohndatei, nicht für die Aktuelle.Mehr zum Stundenzettel erfährst du im Handbuchartikel Stundenzettel
Weitere Lohnbestandteile
Gewährst du deinem Mitarbeiter zusätzlich zum normalen Gehalt noch weitere Geldleistungen, kannst du diese hier festlegen:
Mankogeld
Ist der Haken bei Mankogeld gesetzt, so gewährst du deinem Mitarbeiter das so genannte Mankogeld.
Dies ist dazu gedacht, einen eventuellen Fehlbetrag des Arbeitnehmers auszugleichen:
Urlaubs- / Weihnachtsgeld
Urlaubsgeld
Das Urlaubsgeld wird immer zusätzlich für die Tage gewährt, an denen dein Mitarbeiter Urlaub hat.
Hier muss der Betrag pro Tag eingetragen werden:
Weihnachtsgeld
Gewährst du deinen Mitarbeitern Weihnachtsgeld, so gibst du den Betrag für das Weihnachtsgeld hier ein:
Hierbei handelt es sich um eine Einmalzahlung.
VWL
Die Vermögenswirksamen Leistungen sind Geldbeträge, welche nicht mit Gehalt auf das Konto des Arbeitnehmers ausgezahlt werden, sondern um Beträge die beispielsweise in Form eines Bausparvertrags auf ein Sparkonto geparkt werden.
VWL (Arbeitnehmer)
Arbeitest du mit Vermögenswirksamen Leistungen, so kannst du hier den Betrag eintragen, welcher vom Gehalt deines Mitarbeiters monatlich abgezogen und auf sein Extrakonto bespart werden soll:
VWL (Arbeitgeber)
Bezuschusst du die Sparleistung deines Arbeitnehmers, so trage hier den Betrag ein welchen du für den Arbeitnehmer wegsparst (Dieser Betrag wird nicht vom Gehalt des Arbeitnehmers abgezogen):
Zuschüsse
Möchtest du deinen Mitarbeiter durch Zuschüsse unterstützen, so stehen dir hier mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
Die Zuschläge werden monatlich ausgezahlt, hier kommt also der Betrag pro Monat reinBetreuungszuschuss
Hier kannst du angeben wie viel Betreuungszuschuss du deinem Mitarbeiter gewähren möchten:
BAV - Betriebliche Altersvorsorge
Hat dein Mitarbeiter eine Betriebliche Altersvorsorge, so kannst du ihm hier einen Zuschuss gewähren:
Fahrtkosten-/Internet-/Telefonzuschuss
Du möchtest deinem Mitarbeiter einen oder mehrere dieser Zuschüsse gewähren, weil beispielsweise sein Arbeitsweg so lang ist? Dann kannst du diese ebenfalls hier hinterlegen:
Geldwerter Vorteil und Sachbezüge
Hier kannst du außerhalb der Standard-Zuschüsse auch weitere Geldwerte Vorteile und Sachbezüge hinterlegen:
Der hinterlegte Betrag wird nicht mit dem Gehalt ausgezahlt. Es handelt sich lediglich um eine Info an den Lohnbearbeiter, welche weiteren Zahlungen an das Finanzamt übergeben werden müssen.
Dieser entscheidet, was für die Versteuerung gemeldet wird.
Die Geldwerten Vorteile sind im Export "Bewegungsdaten" einzusehen.
Beispiel hier, es wurden 11,00€ als Geldwerter Vorteil gewährt:
Unterschied Geldwerter Vorteil und Sachbezug
Geldwerter Vorteil
Der Geldwerte Vorteil stellt einen nicht im Gehalt aufgeführten Vorteil dar.
Erhält dein Arbeitnehmer von dir beispielsweise ein Dienstauto, so ist dieses Dienstauto ein Geldwerter Vorteil (Stellt für den Arbeitnehmer einen Vorteil dar).
Der Geldwerte Vorteil kann auch ein gezahlter Handyvertrag oder eine Wohnung sein.
Dieser Betrag muss versteuert werden.
Sachbezug
Ein Sachbezug ist Beispielsweise ein Gutschein, welcher der Arbeitnehmer monatlich von seinem Arbeitgeber erhält. Das kann ein Tankgutschein sein, ein gezahltes Fitnessstudio oder ein Amazon-Gutschein.
Der Sachbezug darf nicht Bar ausgezahlt werden, muss also in Form eines Gutscheines oder einer Zahlung des Fitnessstudios direkt beispielsweise erfolgen.
Der Sachbezug muss nicht versteuert werden.
Der Betrag für einen monatlichen Sachbezug beträgt derzeit maximal 50€Kosten für diesen Mitarbeiter aktuell
Hast du alle Lohnbestandteile deines Mitarbeiters ausgefüllt, so siehst du in der Tabelle immer, welche Kosten der Mitarbeiter zu welcher Tageszeit und an welchem Tag verursacht:
Nur die Daten unter "Lohn, Gehalt & Urlaub" werden berechnet.