Wenn du mit unserem LINA Team arbeitest und die Zeiten deiner Mitarbeiter führst, hast du die Möglichkeit für deine Mitarbeiter Stundenzettel zu führen. Diese dienen dem Lohnbuchhalter als Lohnvorbereitung und können exportiert werden.
| Benötigtes Modul | LINA Team |
| Benötigtes Recht um alle zu bearbeiten | Lohnzettel |
| Benötigtes Recht um die eigenen Stundenzettel einzusehen | Eigene Lohnzettel bearbeiten |
Veränderst du im Stundenzettel Daten, so wird das nicht mit protokolliert! Vergebe das Recht also bitte mit bedacht.
Damit der Stundenzettel befüllt ist, musst du zuvor die Zeiterfassung führen. Wie du dies tust, erfährst du in der Kategorie Personal ZeiterfassungInhaltsverzeichnis
Der Stundenzettel
Den Stundenzettel findest du unter
- Team
- Lohnbuchhaltung
- Stundenzettel.
Dir wird direkt der laufende Monat angezeigt und als Mitarbeiter bist zunächst du selber ausgewählt.
Der Aufbau
Nachfolgend wird erklärt, was welcher Bereich zu bedeuten hat und welche Daten du herauslesen kannst:
1 Zeiterfassung geschlossen oder noch offen
Die Zeiterfassung ist noch offen
Die Zeile kann noch bearbeitet oder ganz gelöscht werden
Die Zeiterfassung ist geschlossen
Die Zeile kann nicht mehr bearbeitet werden
2 h gesamt
Dies sind die gesamten Stunden die an diesem Tag unter Abzug der Pause gearbeitet wurden:
3 Zuschläge
Hier stehen die Stunden der Zuschläge drin, sofern diese gewährt und erwirtschaftet wurden:
| Erster Zuschlag (Im Beispiel 20%) | Nachtzuschlag 1 |
| Zweiter Zuschlag (Im Beispiel 40%) | Nachtzuschlag 2 |
| Dritter Zuschlag (Im Beispiel 50%) | Sonntagszuschlag |
| Vierter Zuschlag (Im Beispiel 125%) | Feiertagszuschlag |
Beispiel
Der Mitarbeiter hat von 16:00 Uhr bis 23:30 Uhr gearbeitet:
Somit erhält er für 3,5h den Nachtzuschlag 1 (Von 20:00 Uhr bis 23:30 Uhr)
Mehr zu den Zuschlägen erfährst du im Handbuchartikel Unterschiedliche Zuschlagseinstellungen
4 Kost
Kost wird angezeigt, wenn du deinen Mitarbeitern Kost-/Sachbezug gewährst.
Diesen Zuschuss gewährst du bei jedem Mitarbeiter einzeln unter
- Team
- Mitarbeiter
- Stammdaten
- Im Mitarbeiterprofil unter
- Lohn & Gehalt:
Ab wann der Zuschuss gezahlt wird, bestimmst du unter
- Config
- Buchhaltung
- Zeiterfassung:
5 Teildienst
Die Daten unter TD von TD bis sind gefüllt, wenn du die Zeiterfassung über "Timetracker Details" macht.
Hier wird keine Pausenzeit in Minuten angezeigt, sondern die Zeit zwischen "TD bis" und "Von" ist die Pausenzeit.
Beispiel
Hier wurde die Pause von 14:34 bis 15:13 gemacht.
6 Arbeitszeit inkl. Pause
Von Bis bezieht sich auf die Anfangs- und Endzeit. Hier wird die Zeit durchgängig gewertet und die Pause die gemacht wurde wird kumuliert aufgelistet unter Pause.
Beispiel
7 Tage
Die Spalte "Tage" ist nur relevant, wenn dein Mitarbeiter an diesem Tag Krank war oder Urlaub hat. Ebenfalls wenn er in der Schule war.
Hier kannst du nun auswählen, ob es sich um den ganzen Tag handelt oder einen halben:
Die Auswahl ist erst möglich, nachdem du unter "Bereich" einen der Reiter (Urlaub/Krank/Schule) ausgewählt hast.
Herangezogene Stunden
Wie viele Stunden herangezogen werden, kannst du festlegen unter
- Team
- Mitarbeiter
- Stammdaten
- Im Mitarbeiterprofil unter
- Lohn & Gehalt:
Möchtest du, dass das System mit den durchschnittlichen, in den letzten drei Monaten erarbeiteten Stunden arbeitet, so lasse hier die "Stunden pro Urlaubstag fix" frei:
8 Bereich
Es gibt die Möglichkeit, die Bereiche im Stundenzettel automatisch ausfüllen zu lassen. Wichtig hierbei ist, dass der ausgefüllte Bereich nicht automatisch festgeschrieben wird. Die Bereiche können immer noch händisch abgeändert werden.
Füllst du beispielsweise im Bereich dreimal Service aus, so wird dieser Bereich als "dominant" angesehen und automatisch bei den leeren Feldern ausgefüllt.
Dabei gibt es folgende Möglichkeiten:
- Zeiterfassung über den Dienstplan
- Zeiterfassung über den Timetracker
Zeiterfassung über den Dienstplan
Wenn die Zeiterfassung über den Dienstplan erfolgt, dann wird der Bereich übernommen, in dem der Mitarbeiter an dem Tag im Dienstplan eingetragen wird.
Ist der Mitarbeiter zum Beispiel an einem bestimmten Tag für den Dienstplan "Service" eingeteilt, so wird automatisch im Stundenzettel der Bereich mit "Service" ausgefüllt.
Ausnahmen gelten hier bei Urlaub, Krank, Schule, unentschuldigt, sonstiges und Kurzarbeit.
Zeiterfassung über den Timetracker
Wird die Zeiterfassung über den Timetracker genutzt, so wird der Bereich nur dann automatisch befüllt, wenn der Mitarbeiter an diesem Tag auch in einem Dienstplan hinterlegt ist.
Ist der Mitarbeiter an einem Tag in mehreren Dienstplänen hinterlegt, so wird der Dienstplanbereich herangezogen, welcher in den Dienstplaneinstellungen weiter oben steht:
Ist in dem Beispiel der Mitarbeiter an diesem Tag sowohl dem Dienstplan Service als auch dem Dienstplan Bar zugeordnet,
dann wird als Bereich im Stundenzettel "Service" angezeigt, da dieser vor dem Bereich "Bar" gelistet ist.
Wird der Dienstplan nicht genutzt, so wird auch kein Bereich automatisch ausgefüllt. Hier kannst du Abhilfe schaffen indem du deine Mitarbeiter in dem Dienstplan einteilst, in dessen Bereich sie ständig arbeiten. Hier müssen die Zeiten nicht stimmen, diese werden bei Zeiterfassung Timetracker nicht angezeigt. Um sich hier die Arbeit zu erleichtern, kannst du die Dienstpläne in die nächste Woche kopieren (Einstellung im Bearbeitungsmodus vom entsprechenden Dienstplan)Mehr zu den Dienstplaneinstellungen, erfährst du im Handbuch Dienstplaneinstellungen und Bearbeiten Zeilen nach Schichten9 Summe Bruttolohn
Du kannst einstellen, ob der Stundenlohn im Stundenzettel mit abgedruckt werden soll oder nicht.
Wichtig hier, der Stundenlohn / Bruttolohn ist nur dann sichtbar, wenn der Mitarbeiter vom Nutzerlevel her niedriger ist als der Mitarbeiter, der auf den Stundenzettel zugreift.
Um die Einstellung vorzunehmen gehe bitte unter
- Config
- Buchhaltung
- Sonstige Einstellungen.
Aktionen
1 Einzeln drucken
Einzeln drucken bedeutet, dass nur der Stundenzettel von dem aktuell ausgewählten Mitarbeiter für den aktuell ausgewählten Monat gedruckt wird.
2 Alle drucken
Alle drucken bedeutet, dass für den ausgewählten Monat alle Stundenzettel der Mitarbeiter ausgedruckt werden, die in dem Monat gearbeitet haben, Urlaub hatten, Krank waren oder sonst einen Eintrag im Stundenzettel stehen haben.
3 Timetracker-Protokoll drucken
Hier wird jede Schicht, die über den Timetracker angefangen wurde, mit protokolliert. Dies dient vor allem dann der Kontrolle, wenn du nach einem Dienstplan arbeitest und vergleichen möchtest, wie der Mitarbeiter seine hier eingetragene Zeit einhält.
Unabhängig vom Dienstplan kann dies natürlich trotzdem genutzt werden.
Auch wenn dein Mitarbeiter sich erst angemeldet hat und noch keine Endzeit hinterlegt ist, wird die Zeit hier im Protokoll angezeigt:
Die Daten sind gefüllt unabhängig davon, ob sie im Stundenzettel bereits ersichtlich sind.
Das Timetracker-Protokoll erfasst nur die An- und Abmeldungen und gibt keine Auskunft in Zeit darüber aus, wie viel Pause der Mitarbeiter gemacht hat:
4 Timetracker-Protokoll drucken (alle)
Timetracker-Protokoll drucken (alle) druckt alle Protokolle aus, wo Daten von Mitarbeitern hinterlegt sind
5 Kurzarbeit
Der Button erscheint nur, wenn der Mitarbeiter in diesem Monat bereits hinterlegte Stunden im Stundenzettel hat.
Beim Kurzarbeitergeld werden die tatsächlichen Arbeitstage in einem Monat zur Berechnung herangezogen. Die Stunden, welche in den Stammdaten unter "Stunden/Tag" hinterlegt sind, sind die zweite Berechnungsgrundlage.
Sprich die tatsächlichen Arbeitstage * Stunden pro Tag
Dies ergibt den Wert der Arbeitsstunden, die dein Mitarbeiter in dem Monat hätte arbeiten sollen.
Wird der Button gedrückt, wird von dieser Zahl die bereits erarbeiteten Stunden (egal ob tatsächlich gearbeitet, Urlaub, ...) abgezogen und der noch aufzufüllende Wert ermittelt. Dieser Wert wird dann von hinten (letzten Arbeitstag im Monat) auf die übrigen Tage verteilt.
Wird nachträglich etwas verändert, wie zum Beispiel Urlaub raus genommen, wird das KUG nicht neu berechnet.
Eine manuelle Anpassung ist manchmal notwendig.
Doppelte Tage
Die Doppelung der Tage ergibt sich aus der Differenz der Arbeitszeiten pro Tag. Kurzarbeit füllt so auf, dass die Zeit gearbeitet wird, die bei "Stunden pro Tag" in den Stammdaten hinterlegt sind.
Doppelung bei Krankheit
Ist in den Mitarbeiterstammdaten keine Zahl unter "Stunden pro Urlaubstag fix" hinterlegt, so zieht das System bei Krankheit die durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag aus den letzten drei Monaten.
Die Differenz zu Stunden/Tag wird dann trotzdem mit Kurzarbeit aufgefüllt.
Doppelung bei einer eingetragenen Schicht
Ist die Zeit der Schicht ursprünglich zu gering, füllt das System die Differenz mit Kurzarbeit aus.
Für rechtliche Fragen musst du dich bitte an deinen Steuerberater wenden!
6 Alle Stundenzettel aus einem Bereich drucken
Wenn du nach Bereichen druckst, werden alle Stundenzettel ausgedruckt, von Mitarbeitern die Beispielsweise im Service-Dienstplan hinterlegt sind und gearbeitet haben.
Hierzu ist wichtig, dass die Zeiterfassung im Kassenbuch eingelaufen ist und damit auch im Stundenzettel steht.
Ausgedruckter Stundenzettel
Im Prinzip gliedert sich der gedruckte Stundenzettel in der Hauptmaske genau so auf, wie die Übersicht die oben bereits beschrieben wurde:
Als Zusatz ist hier noch der Reiter UK (Urlaub/Krank)
UK - SFN - Brutto
Der Reiter UK - SFN - Brutto steht für Urlaub/Krank. Wenn du deinem Mitarbeiter Zuschläge gewährst, dann erhält er diese auch anteilig an Tagen, an denen er Krank ist oder Urlaub hat.
Diese sind Sozialversicherungspflichtig und müssen deshalb gesondert aufgezählt werden.
Für rechtliche Fragen musst du dich bitte an deinen Steuerberater wenden!
Die unter UK gesammelten Geldwerte werden kumuliert in der Zusammenfassung unten übergeben:
Zusammenfassung
Auf deinem Stundenzettel wird unten Links eine Zusammenfassung aller Stunden abgebildet:
Nachfolgend findest du eine Erläuterung aller abgebildeten Werte:
| Überstunden aktueller Monat | Ist der Monat beendet, erhältst du hier eine Übersicht der Überstunden in diesem Monat. |
| Resturlaub | Hier siehst du, wie viel Resturlaub dein Mitarbeiter nach diesem Monat noch hat. Hier zählen auch noch nicht genehmigte Urlaubsanträge dazu. |
| Stunden Gesamt Brutto | Hier werden alle gearbeiteten Stunden zusammengerechnet. |
| Stunden Gesamt | Hier werden auf die gearbeiteten Stunden die Krankheits-/Urlaubs- und Schultage hinzugerechnet. |
| Stunden SFN | Hier siehst du, wie viele Stunden mit jeweiligem Zuschlag gearbeitet wurden. |
| Kost- Sachbezug | Hier werden alle Beträge zusammengerechnet, welcher dein Mitarbeiter als Kost-/Sachbezug erhält. |
| Urlaub/Krank/Schule usw. | Hier siehst du die Stunden und Tage im Monat, welche dein Mitarbeiter im Urlaub/Krank usw. war. |
| Kurzarbeit | Hier siehst du die Stunden und Tage im Monat, welche mit Kurzarbeit aufgefüllt wurden. |
| Unbezahlter Urlaub (h/d) | Hier siehst du die Stunden und Tage im Monat, welche der Mitarbeiter an unbezahlten Urlaub genommen hat. |
| U/K - SFN - Brutto | Hier sind alle Beträge zusammen gerechnet, welche dein Mitarbeiter an Zuschläge für Urlaubstage / Krankheitstage erhalten hat. |
Stammdaten
Die Stammdaten fassen die nötigsten Daten zusammen. Diese passen sich an, je nachdem ob in der Mitarbeitermaske Änderungen vorgenommen wurden (Anstellungsverhältnis von Minijobber auf Fest- Teilzeit Beispielsweise):
Wochenstunden maximal bezieht sich darauf, dass die wöchentliche Arbeitszeit maximal 1,25 mehr betragen darf, als die im Vertrag stehenden Wochenstunden betragen.
Für rechtliche Fragen musst du dich bitte an deinen Steuerberater wenden!
Stammdaten andrucken lassen
Damit die Stammdaten im Stundenzettel angedruckt werden, musst du die Einstellungen unter
- Config
- Buchhaltung
- Sonstige Einstellungen
- Einstellungen Lohnzettel
treffen:
Farbliche Hinweise
Je nach getroffenen Einstellungen beim jeweiligen Mitarbeiter erhältst du im Stundenzettel Hinweise.
Feiertage
Feiertage werden dir über ein Orange hinterlegtes "FT" im Dienstplan angezeigt:
Um die Feiertage einstellen zu können, gehe bitte unter
- Config
- Buchhaltung
- Feiertage.
Hier siehst du nun eine Übersicht, inklusive der gesetzlichen Feiertage in den einzelnen Bundesländern:
Du kannst nun selber auswählen, welche Feiertage du im Betrieb nutzen möchtest.
Die Feiertage sind für die Zuschlagsberechnung wichtig! Die Zeiten müssen weiter eingetragen werden und werden nicht automatisch mit der täglichen Arbeitszeit gefüllt
Rote Umrandung bei "h gesamt"
Arbeitet der Mitarbeiter an einem Tag mehr als 10 Stunden, wird bei "h gesamt" ein roter Rahmen um die Tage angedruckt:
Rote Zeilen / Gelbe Zeilen
Als Werkstudenten und als Minijobber musst du gewisse Gehaltsgrenzen einhalten.
Diese werden dargestellt, indem sich die gesamte Zeile farblich ändert.
Minijobber:
Minijobber sind gelb hinterlegt, sobald sie sich in einer Grenzzone befinden.
Minijobber werden rot hinterlegt, sobald Sie Ihre Entgeltgrenze überschreiten.
Werkstudenten:
Werkstudenten sind rot hinterlegt, solange sie eine bestimmte Grenze nicht erreicht haben.
Werkstudenten werden gelb hinterlegt, solange sie sich zwischen zwei Grenzwerten befinden.
Diese Grenzen werden jährlich neu definiert!
Für die aktuellen Werte beachte bitte stets den oben stehenden Hinweistext!