Damit alle Werte und Buchungen aus dem Kassenbuch sauber an DATEV übergeben werden können, müssen zunächst noch einige Einstellungen getroffen werden.
Dies sind zum einen die Fibu-Konten, zum anderen, bei Nutzung der BWA und SuSa, auch die Voreinstellungen dazu.
Im nachfolgenden Handbuchartikel erfährst du, wie du diese Einstellungen vornimmst.
| Benötigtes Modul: | Kassenbuch |
| Benötigtes Recht: | Buchhaltungsimport |
Wenn du nicht selber der Steuerberater bist, dann hole dir bitte vorab die Informationen die du benötigst.
Inhaltsverzeichnis
Um zu den Einstellungen Steuerberater zu gelangen, gehe bitte unter
- Finance
- Steuerberater
- Einstellungen.
Finanzbuchhaltung
Fibu-Konten hinterlegen
Jedem Konto, welches dein Mandant nutzt, sei es ein Erlöskonto oder ein Finanzweg, muss ein Fibu-Konto zugeordnet werden.
Du findest hier die Einstellungsoption der Fibu-Konten:
Gehst du in die Bearbeitungsmaske rein, siehst du alle Konten, welche mit einem Fibu-Konto versehen werden können.
Hat dein Mandant beispielsweise einen individuellen Finanzweg angelegt, eine individuelle Ausgabe oder auch eine neue Hauptwarengruppe, so findest du diese Konten ebenfalls hier.
Kontenlänge
Du kannst alle Konten überschreiben.
Ebenfalls ist es Ihnen überlassen, welche Kontenlänge genutzt wird. Es können sowohl 4- als auch 6-stellige Konten verarbeitet werden.
BWA und SuSa
Wo du die SuSa-CSV-Datei einspielst um eine BWA zu erzeugen, erfährst du im Handbuchartikel "SuSa importieren - BWA erzeugen"
Um deine aus DATEV exportierte SuSa-CSV-Datei in LINA hochzuladen, musst du vorher eine Mandanten- und Beraternummer hinterlegen.
Mandanten- und Beraternummer
Um die BWA und SuSa hochladen zu können, musst du vorher die Berater- und Mandantennummer hinterlegen.
Diese wird bei der hochgeladenen CSV-Datei abgefragt und muss daher übereinstimmen.
Die Mandanten- und Beraternummer für die BWA hinterlegst du hier:
Die Mandanten- und Beraternummer für die SuSa hinterlegst du hier:
Sachkontenrahmen und BWA-Schema
Um einen korrekten Export durchführen zu können, musst du im Vorfeld ebenfalls den Sachkontenrahmen (SKR03/SKR04) und das BWA-Schema festlegen.
Bitte beachte, dass die Sachkontenlänge (4- oder 6-stellig) durch das BWA Schema festgelegt wird um den Export gewährleisten zu können.
BWA-Schema
Du hast folgende BWA-Schemata zur Auswahl
- Gastro-MIS Standard
- Gastro-MIS Standard 4-Stellig
- Gastro-MIS Restaurant
- Datev Standard BWA
- Datev Controllingbericht SKR04
SuSa Exportschema für Rechnungswesen Pro in DATEV hochladen
Um eine SuSa-CSV in DATEV erstellen zu können, musst du eine einmalige Einstellung treffen.
LINA - Datei herunterladen
Hierfür lädst du unter "SuSa - Exportschema für Rechnungswesen pro" die XML-Datei herunter:
Diese Datei musst du dir nun abspeichern. Achte darauf, dass dies auf einem Laufwerk gespeichert wird, auf das du von DATEV Zugriff hast.
DATEV - Einstellungen
1. Rufe in Rechnungswesen pro "Bestand/Exportieren/ASCII-Export" auf.
2. Wähle hiernach in der "Formatverwaltung" den Punkt "Format einspielen" aus und folge den Anweisungen um das eben heruntergeladene "SuSa - Exportschema" einzuspielen.
3. Wenn alles geklappt hat, findest du in der Box "Formatauswahl" das Export-Format für LINA:
Nun kannst du dir deine SuSa-CSV-Datei herunterladen, um diese in LINA einzuspielen.
DATEV Anwendungen
Du hast die Möglichkeit, LINA und DATEV per Schnittstelle miteinander zu koppeln.
Dies erleichtert dir den Alltag mit dem Kassenbuch beziehungsweise das Einspielen der Daten.
Hierfür gehst du unter
- Finance
- Steuerberater
- Einstellungen.
Anwendungsgebiete
Wichtig zunächst ist, dass die automatische Datenübergabe an DATEV nur mit Anmeldung bei DATEV mit Benutzernamen und Passwort möglich ist. DATEV Authentifizierungs-APP wird nicht unterstützt.
DATEV - Kassenarchiv-Upload
Die Schnittstelle Kassenarchiv-Upload bietet dir die Funktion, dass die Daten des Kassenbuchs deines Mandanten vom Vortag automatisiert an DATEV übergeben werden.
Voraussetzungen
- Bestehendes Benutzerkonto bei DATEV mit dem Nutzerrecht "Kassenarchiv"
- Bestehenden LINA-Laden
- Lizenziertes Kassenbuchmodul
- Hinterlegte Ladenstammdaten in deinem LINA-Laden
Hast du noch kein bestehendes DATEV-Benutzerkonto, kannst du dich auf folgender Seite registrieren: https://login.datev.de/web/de/startseite/startseite-n/e
Einrichtung
LINA
Unter "DATEV - Kassenarchiv-Upload" wird dir eine Seriennummer angezeigt:
Die Seriennummer musst du dir zunächst kopieren, um diese dann in DATEV einzutragen.
Gehe nun auf den Button "Mit DATEV verbinden":
DATEV
Nach Betätigung des Buttons wirst du auf die Anmeldemaske von DATEV geführt.
Melde dich auf dieser Seite bitte mit deinen Anmeldedaten vom DATEV-Portal ein.
Wechsel nun zunächst in "Kassenarchiv online":
Nun legst du einen neuen "Kassenordner" an:
Wenn du einen neuen "Kassenordner anlegst" erhältst du die Maske, in der du die Seriennummer aus LINA eingibst:
Nun klickst auf den Button "Speichern".
Damit steht deine Verbindung zum "Kassenarchiv-Upload" und die Tagesabschlüsse des Mandanten für den Vortag werden nun automatisch jeden Abend an DATEV übergeben.
Beispiel
Die Umsatzdaten vom 20.03. werden am 21.03. (nach Durchführung des Tagesabschlusses) vollständig an LINA übergeben und laufen ins Kassenbuch. Somit stehen dir die Daten, welche am 20.03. in der Kasse boniert wurden, am 22.03. in DATEV zur Verfügung.
Weitere Informationen zur Schnittstelle mit DATEV - Kassenarchiv-Upload erfährst du im Handbuchartikel DATEV - Kassenarchiv-Upload
DATEV - Belegbilderservice Rechnungswesen
Die Schnittstelle "DATEV - Belegbilderservice Rechnungswesen" ermöglicht es, dass die im Belegarchiv hinterlegten Belege, direkt an DATEV übergeben werden.
Voraussetzungen
- Bestehendes Benutzerkonto bei DATEV mit dem Nutzerrecht "Belege"
- Bestehenden LINA-Laden
- Lizenziertes Kassenbuchmodul
- Hinterlegte Ladenstammdaten im LINA-Laden des Mandanten
Hast du noch kein bestehendes DATEV-Benutzerkonto, kannst du dich auf folgender Seite registrieren: https://login.datev.de/web/de/startseite/startseite-n/a
Verbindungsaufbau
Um den Belegbilderservice nutzen zu können, müssen in DATEV selber zunächst einige Einstellungen getroffen werden.
Dazu gehören unter anderem welche Belege abgerufen werden sollen.
Im Belegarchiv können folgende Belege abgerufen werden:
- Eingangsrechnungen und Avise
- Ausgangsrechnung
- Inventur und Bruchlisten
- Kassenbeleg
- Steuerunterlagen
- Kontoauszüge / Saldenbestätigungen
Die DATEV-Belegtypen hierzu heißen in gleicher Reihenfolge:
- Rechnungseingang
- Rechnungsausgang
- Inventur und Bruch
- Kasse
- Sonstige
- Kontoauszug
Wie die genaue Einrichtung in DATEV vorzunehmen ist, erfragst du bei DATEV.
LINA
Unter "DATEV - Belegbilderservice Rechnungswesen" hast du die Möglichkeit, deine DATEV-Berater- und Mandantennummer zu hinterlegen:
Ist diese hinterlegt, gehe bitte auf den Button "Mit DATEV verbinden":
DATEV
Nach Betätigung des Buttons wirst du auf die Anmeldemaske von DATEV geführt.
Melden dich auf dieser Seite bitte mit deinen Anmeldedaten vom DATEV-Portal ein.
Stimme dem dauerhaften Zugriff zu:
Damit steht deine Verbindung zum "Belegbilderservice Rechnungswesen" und deine Belege werden automatisch an DATEV übergeben.