Wenn du mit unserem Modul LINA Team arbeitest, so kannst du deine Mitarbeiterverwaltung über LINA durchführen.

Dazu musst du deine Mitarbeiter im System anmelden, unabhängig davon, ob du ihnen hiernach Zugang zum System gewährst. 


Benötigtes Modul:LINA Team
Benötigtes Recht:Mindestens Benutzerlevel 1



Inhaltsverzeichnis



Um einen Mitarbeiter ( MA) anzulegen, musst du ein paar Schritte durchlaufen. Nachfolgend wird erklärt, welche Schritte du durchlaufen wirst und du erhältst die Handbuchartikel zum jeweiligen Bereich.


Möchtest du einen externen Angestellten Zugang gewähren, hier hast du aber nicht alle Daten? Dann kannst du unsere Musterdaten nutzen


Mitarbeiter neu anlegen


Um einen neuen Mitarbeiter im System anzulegen gehe bitte zunächst unter

  • Team
  • Mitarbeiter
  • Stammdaten.



Hier findest du rechts oben das + für die Neuanlage:




Nun kommst du auf die Seite Neuer Mitarbeiter. 

Hier werden erstmal grundlegende Daten des Mitarbeiters abgefragt und ein Benutzername und ein Passwort generiert.



Aus dem Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters setzt sich der Benutzername zusammen. 


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Was ist zu beachten?


Sozialversicherungsnummer 


Unser System prüft die Sozialversicherungsnummer. Diese enthält einen Buchstaben, welcher identisch mit dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens ist.

Der Aufbau ist folgender:

Zwei Ziffern + Geburtsdatum ttmmjj, erster Buchstabe des Nachnamens und 3 Ziffern. Es werden sowohl der Buchstabe als auch das Geburtsdatum auf Gleichheit überprüft. 


Format Festnetznummer/Handynummer


Sowohl die Festnetz- als auch die Handynummer müssen in folgendem Format geschrieben werden: 0000/00000000 


Mailadresse


Die Mailadresse sollte der des Mitarbeiters entsprechen. Diese dient zur neuen Passwortvergabe und Informationsmails werden für diesen Mitarbeiter an die hier hinterlegte Mailadresse geschickt. 


Format IBAN


Die IBAN muss in folgendem Format geschrieben werden: DE41500105170123456789 


Mehr zur Mitarbeiteranlage erfährst du im Handbuchartikel Neuanlage eines Mitarbeiters


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Zugangsdaten


Hast du alle benötigten Daten (Mit Sternchen hinterlegt) hinterlegt, so erhältst du am Ende nicht nur die Meldung "Alle Daten korrekt" sondern auch die Zugangsdaten generiert:



Du kannst nun entweder die Daten per Copy/Paste an deinen Mitarbeiter senden, oder lässt diese vom System den Benutzernamen und das Passwort per Mail verschicken. 


Bitte beachte, das die Benutzernamen systemweitig einzigartig sein müssen. Auch wenn der Benutzer in der Hall of Fame ist, kann dieser nicht neu vergeben werden.



Wir empfehlen ersteres, da du noch entscheiden musst, ob du dem Mitarbeiter das Recht erteilst, sich im System anmelden zu können oder nicht.


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Mitarbeiter anlegen


Sind alle Daten korrekt, kannst du den Mitarbeiter nun anlegen:




Dein Mitarbeiter kann sich auch eigenständig registrieren. Wie er dies macht, erfährt er im Handbuchartikel Eigene Registrierung des Mitarbeiters


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Stammdaten


Wenn der Mitarbeiter angelegt wurde, so kommen nun die Stammdaten.


Das ist die erweiterte Ansicht von der Mitarbeiteranlage. Weitere ausfüllbare Felder sind folgende:



  • Personalnummer (Nur befüllbar solange du die Buchhaltung nicht über uns machst! Ggf. musst du uns bitte kontaktieren, solltest du die nicht ändern können unter support@gastro-mis.de)
  • Dienstplanname (So heißt der Mitarbeiter im Dienstplan)
  • Pin Zeiterfassung (Wenn ihr mit dem Timetracker arbeiten möchtet)
  • Identifikationsnummer 
  • Amtl. Gemeindes.
  • Zahlungsart (wie soll das Gehalt ausgezahlt werden)
  • Abw. Kontoinhaber


Mehr zu den Stammdaten des Mitarbeiters erfährst du im Handbuchartikel Stammdaten


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Anstellungsverhältnis


Der Bereich "Anstellungsverhältnis" gliedert sich in drei einzelne Bereiche:


  • Anstellungsdetails
  • Weitere Beschäftigung
  • Befristung.


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Anstellungsdetails


In diesem Bereich geht es ausschließlich um das Anstellungsverhältnis bei dir:



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Weitere Beschäftigung


Im Bereich weitere Beschäftigung gibst du an, ob dein Mitarbeiter noch weitere Beschäftigungen ausübt. Hier ist es unerheblich ob du der Haupt- oder Zweitarbeitgeber bist. 

















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Befristung


Hier geht es in erster Linie darum, ob dein Mitarbeiter befristet angestellt ist oder eine Arbeitserlaubnis hat:



Diese Fristen und Daten werden auch 60 Tage vor Erreichen im Management-Dashboard angezeigt. 


Details zu den jeweiligen Reitern erfährst du im Handbuchartikel Anstellungsverhältnis


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Lohn & Gehalt


Der erste Bereich im Reiter "Lohn & Gehalt" beschäftigt sich mit den Grundeinstellungen vom Gehalt und Urlaub.

Außerdem legst du hier die Zuschläge deines Mitarbeiters fest:



Der erste Bereich im Reiter "Lohn & Gehalt" beschäftigt sich mit den Grundeinstellungen vom Gehalt und Urlaub.

Außerdem legst du hier die Zuschläge deines Mitarbeiters fest:



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Stunden & Brutto


Im Bereich "Lohn, Gehalt & Urlaub" muss zunächst festgelegt werden, wie die Stunden des Mitarbeiters im Vertrag festgehalten werden sollen.


Hier kommt es darauf an, wie du die Stunden für deinen Mitarbeiter pro Monat berechnen lassen möchtest.


Beispiele was für Möglichkeiten der Berechnung du hast, findest du im Handbuchartikel Lohn & Gehalt


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Arbeitsentgelt


Zunächst musst du entscheiden, ob dein Mitarbeiter ein Monatslöhner oder ein Stundenlöhner ist.


Ist dein Mitarbeiter Monatslöhner, verdient er unabhängig von der tatsächlich gearbeiteten Zeit konstant das selbe Gehalt.

Hier benötigst du nur das Monatsentgeld, das Stundenbrutto aktualisiert sich alleine.


Beim Stundenlöhner lässt du das Monatsbrutto bitte unausgefüllt und trägst nur die Stunden ein.


Erhält dein Mitarbeiter eine Umsatzbeteiligung, so trage hier den prozentualen Anteil am Brutto-Umsatz als Lohnbestandteil ein.


 

Greift nur bei Monatslöhnern! Achte auf den Mindestlohn




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Zuschläge


Hast du dich dafür entschieden, dass deine Mitarbeiter Zuschläge erhalten sollen, so musst du diese im Teilabschnitt für die Zuschläge eintragen:



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Zuschlagszahlung


Gehst du mit dem Mauszeiger über das i bei Nachtzuschlag 1 und 2, so werden dir die Zuschlagsberechtigten Zeiten angezeigt. 


Hierbei handelt es sich um die Standardeinstellung. Welche weiteren Möglichkeiten du für die Zuschlagseinstellungen hast, erfährst du im Handbuchartikel Unterschiedliche Zuschlagseinstellungen


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Additiv


Additiv bedeutet, dass beispielsweise an einem Sonntag nicht nur der Sonntagszuschlag gezahlt wird, sondern auch der eingestellte Nachtzuschlag.


Sonntag additivAn einem Sonntag werden Nachtzuschläge, sofern eingestellt, ZUSÄTZLICH gezahlt
Feiertag additivAn einem Feiertag werden Nachtzuschläge, sofern eingestellt, ZUSÄTZLICH gezahlt



Bei einem Sonntag, welcher auf einen Feiertag fällt, so erhält der Mitarbeiter den höheren Zuschlag, nicht beide




Mehr zu den Zuschlägen erfährst du im Handbuchartikel Lohn & Gehalt


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Deckelung



 

Entweder du arbeitest mit Deckelung pro Stunde ODER mit Deckelung Zuschläge pro Monat! Beides geht nicht. Keines davon muss aber.


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Deckelung pro Stunde


Die Deckelung pro Stunde ist dann relevant, wenn du deinem Mitarbeiter pro Stunde einen Betrag auszahlen willst, indem die vermutlich erwirtschafteten Zuschläge bereits enthalten sind.


Du gehst also davon aus, dass der Mitarbeiter inkl. all seiner Zuschläge pro Stunde auf 17€ kommt, so trägst du hier 17,00€ ein. 


Am Ende des Anstellungsverhältnisses oder des Jahres musst du kontrollieren, ob der Stundenlohn von 17€ auch tatsächlich erarbeitet wurde (Stundenlohn + alle Zuschläge).

Hätte der Mitarbeiter weniger Stundenlohn bekommen, so muss das nicht erarbeitete Arbeitsentgelt zurückgezahlt werden.



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Deckelung Zuschläge pro Monat


Die Deckelung Zuschläge pro Monat ist relevant, wenn du deinem Mitarbeiter monatlich einen pauschalen Zuschlagsbetrag auszahlen möchtest. 

Dieser ist monatlich gleich, unabhängig davon wie viele zuschlagsrelevante Tage / Stunden gearbeitet wurden.

In den Reiter kommt also der monatliche Betrag, welcher als Zuschläge oben auf das Gehalt gezahlt werden. 


Am Ende des Anstellungsverhältnisses oder des Jahres musst du kontrollieren, ob dieser monatlich ausgezahlte Betrag auch tatsächlich durch die an zuschlagsrelevanten gearbeiteten Tagen erwirtschaftet wurden.

Hat der Mitarbeiter nicht die gesamte Summe erarbeitet, so muss das nicht erarbeitete Arbeitsentgelt zurückgezahlt werden.



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Urlaub



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Urlaubstage


Damit der Urlaub immer korrekt berechnet wird, musst du hier ebenfalls Angaben vergeben.


Zunächst musst du angeben, welchen Urlaubsanspruch dein Mitarbeiter hätte, wenn er eine 5-Tage Woche hätte.

Ist dies eingetragen, so musst du die Seite aktualisieren, damit der Jahresurlaub übernommen werden kann.



Die Berechnung findet immer auf Grundlage der oben errechneten Tage/Woche statt



Mehr zu den Urlaubstagen erfährst du im Handbuchartikel Lohn & Gehalt


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Stunden pro Urlaubstag fix


Möchtest du eine fixe Stundenanzahl pro Urlaubstag vergeben, so musst du diese hier im Feld "Stunden pro Urlaubstag fix" hinterlegen.

Somit wird pro Urlaubstag & Krankheitstag pauschal diese Stundenanzahl im Stundenzettel hinterlegt.


Meist wird hier mit der Zahl Stunden/Tag gearbeitet



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Pauschale Zahlungen



Möchtest du deinem Mitarbeiter Kost-/Sachbezüge gewähren, so kannst du dies per Haken hier festsetzen.

Pauschal eingestellt ist die Gewährung ab 4h Arbeitszeit.


Ist er Haken bei "Pauschale Lohnsteuer" gesetzt, kann der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer eine pauschale Lohnsteuer erheben, unabhängig von seinen individuellen Besteuerungsmerkmalen.

Hierbei handelt es sich um einen bestimmten Prozentsatz.


Monatliche Abschlagszahlung -  Abschlagszahlung/Stunde bedeutet, dass der Mitarbeiter vor der generellen Lohnausschüttung bereits einen bestimmten Betrag als Gehalt ausgezahlt bekommen soll.


Mehr zu diesen Reitern erfährst du im Handbuchartikel Lohn & Gehalt


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Einstellung Stundenzettel Brutto-Netto-Abrechnung



Möchtest du, dass dein Mitarbeiter an seine Brutto-Netto-Abrechnung ebenfalls den Stundenzettel mit angehangen erhält, so setze hier den Haken.


Die Änderung erfolgt immer für die nächste hochgeladene Lohndatei, nicht für die Aktuelle.


Mehr zum Stundenzettel erfährst du im Handbuchartikel Stundenzettel


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Weitere Lohnbestandteile


Gewährst du deinem Mitarbeiter zusätzlich zum normalen Gehalt noch weitere Geldleistungen, kannst du diese hier festlegen:


Hierbei handelt es sich um monatliche Zuwendungen bis auf das Urlaubs- und Weihnachtsgeld.

Das Urlaubsgeld ist der Betrag pro Urlaubstag und bei dem Weihnachtsgeld handelt es sich um eine Einmalzahlung.


Mehr zu den weiteren Lohnbestandteilen erfährst du im Handbuchartikel Lohn & Gehalt


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Geldwerter Vorteil und Sachbezüge


Hier kannst du außerhalb der Standard-Zuschüsse auch weitere Geldwerte Vorteile und Sachbezüge hinterlegen:



Der hinterlegte Betrag wird nicht mit dem Gehalt ausgezahlt. Es handelt sich lediglich um eine Info an den Lohnbearbeiter, welche weiteren Zahlungen an das Finanzamt übergeben werden müssen. 


Dieser entscheidet, was für die Versteuerung gemeldet wird.


Die Geldwerten Vorteile sind im Export "Bewegungsdaten" einzusehen.

Beispiel hier, es wurden 11,00€ als Geldwerter Vorteil gewährt:



Mehr zu den Geldwerten Vorteilen und Sachbezügen erfährst du im Handbuchartikel Lohn & Gehalt


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Kosten für diesen Mitarbeiter aktuell


Hast du alle Lohnbestandteile deines Mitarbeiters ausgefüllt, so siehst du in der Tabelle immer, welche Kosten der Mitarbeiter zu welcher Tageszeit und an welchem Tag verursacht:



Nur die Daten unter "Lohn, Gehalt & Urlaub" werden berechnet.


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Dokumente


Im Reiter Dokumente kannst du alle PDF-Dateien, den Mitarbeiter betreffend, ablegen:



Du kannst diese Dokumente hier per Dateienablage ablegen und über "Upload zu der Funktion" angeben, worum es sich handelt, oder aber du lädst die Dateien im Belegarchiv hoch und ordnest diese dem Mitarbeiter zu.


Mehr zum Belegarchiv Lohn erfährst du im Handbuchartikel Belegarchiv Lohn



Hat dein Mitarbeiter das Recht "Brutto-Netto Abrechnungen", so kann der Mitarbeiter die bei ihm hinterlegten Dokumente unter

  • Username
  • Meine Dokumente

einsehen und herunterladen.



Solange die Sofortmeldung noch nicht hochgeladen wurde, erscheint beim Reitername Dokumente ein rotes Ausrufezeichen



Mehr zu den Dokumenten, erfährst du im Handbuchartikel Dokumente


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Zeitkonto/Urlaub


Im Zeitkonto / Urlaubs-Bereich kannst du genau Monat für Monat einsehen, wie viele Stunden der Mitarbeiter gearbeitet hat, ob er Minus- oder Plusstunden erwirtschaftet hat und wie viel Urlaub genommen wurde:



Du hast die Übersicht über

  • gearbeitete Stunden in diesem Monat
  • Krankheitsstunden
  • Sollstunden - Welche Stundenanzahl ist unter "Lohn & Gehalt" eingetragen?
  • korrigierte Stunden - mehr dazu folgend
  • Plus- / Minusstunden
  • Genommenen Urlaub
  • Urlaubsanspruch pro Monat - Grundlage Urlaubstage unter "Lohn & Gehalt"
  • korrigierter Urlaub
  • Resturlaub aus dem Vorjahr


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Zeitkonto bearbeiten - Stunden/Urlaub korrigieren



Hast du deinem Mitarbeiter Überstunden ausgezahlt, woraufhin du die Stunden korrigieren musst oder dein Mitarbeiter hat einen Sonderurlaubstag erhalten, so kannst du die Korrektur hier vornehmen.


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Urlaub korrigieren


Bei der Korrektur des Urlaubes kannst du dir dies wie einen umgekehrten Urlaubsantrag vorstellen.

Reicht dein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag ein, so macht er dies indem er dir beispielsweise sagt, er möchte 10 Tage Urlaub nehmen. Damit reduziert sich der Urlaubsanspruch um diese 10 Tage.


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Mehr Resturlaub


Soll dein Mitarbeiter also mehr Urlaub erhalten, so musst du dies mit einem negativen Vorzeichen korrigieren.

Von 20 auf 25 Urlaubstage sieht die Korrektur dann wie folgt aus:



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Resturlaub streichen


Beim gestrichenen Urlaubstag ist es gleich wie ein Urlaubsantrag. Sprich ein positiver Wert führt dazu, dass Urlaubstage abgezogen werden: 



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Stunden gutschreiben


Möchtest du Stunden deiner Mitarbeiter gutschreiben, so machst du dies indem du bei "Stunden" einen positiven Wert hinterlegst:



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Stunden abziehen


Sollen deinem Mitarbeiter Stunden abgezogen werden, so machst du dies mit einem negativen Vorzeichen:


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Vorschuss


Du kannst deinen Mitarbeitern Vorschüsse auf das Gehalt gewähren:



Hier findest du nur eine Übersicht der Vorschüsse für diesen Mitarbeiter. Je nachdem worum es sich handelt, findest du hier den Geldbetrag unter der jeweiligen Bezeichnung.


Den Vorschuss selber trägst du im Kassenbuch ein.

Dazu gehst du unter

  • Finance
  • Kassenbuch

und scrollst weiter nach unten zu Lohnvorschuss/Restlohn:



Mehr zu den Vorschüssen erfährst du im Handbuchartikel Lohnvorschuss an deine Mitarbeiter auszahlen


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Geplante Änderungen


Im Bereich Geplante Änderungen kannst du Änderungen für den Mitarbeiter bezüglich der Gehaltsangaben tätigen:



Du kannst folgende Änderungen planen:

  • Stundenbrutto
  • Monatsbrutto
  • Anstellungsverhältnis
  • Stunden pro Monat
  • Stunden pro Woche
  • Stunden pro Tag



Weißt du dass sich einer dieser Angaben bei dem Mitarbeiter demnächst ändert, so kannst du diese Änderung im Vorwege eintragen inkl. Änderungsmonat und sie wird zum Ereigniszeitpunkt hinterlegt.


Mehr zu dem Bereich geplante Änderungen erfährst du im zugehörigen Artikel Geplante Änderungen


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Kasse

Hier kannst du deinen Mitarbeiter direkt als Kunden für das CRM anlegen, sofern du dieses Modul in LINA nutzt. 

Sobald du den Button betätigst taucht der Mitarbeiter als Kunden in der Kundenliste des CRM auf. 


Wie du Kunden bearbeiten kannst wird hier erklärt: Kundenliste



Ansonsten ist der Bereich Kasse nur relevant, wenn du die Zeiterfassung über die Kasse tätigst oder die Kellneranlage über LINA konfigurierst:



Hier wählst du den zugehörigen Kellner aus dem Backoffice aus und stellst die Verknüpfung her.


Mehr zur Zeiterfassung aus der Kasse erfährst du im Handbuchartikel Zeiterfassung über die Kasse - Einstellungen Kasse führend oder wenn LINA führend ist dann Zeiterfassung über die Kasse - Einstellungen LINA führend


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