Wenn du mit unserem Personalmodul arbeitest, kannst du deine Mitarbeiter über unseren Dienstplan einteilen.
Hier hast du zwei Formate zur Auswahl.
Entweder du arbeitest mit dem Format Zeilen nach Mitarbeitern oder Zeilen nach Schichten. Nachfolgend wird dir erklärt, welche Einstellungen du für das Format Zeilen nach Schichten benötigst.
| Benötigtes Modul: | LINA Team |
| Benötigtes Recht um Dienstplaneinstellungen zu treffen: | Dienstplan Einstellungen verwalten |
Nach den Änderungen ist es wichtig, diese abzuspeichern!
Einstellungen Zeilen nach Schichten
Um mit dem Dienstplan nach dem Format Zeilen nach Schichten arbeiten zu können, musst du hierfür erst das Grundgerüst erstellen.
Einmal erstellt, kannst du so lange dieser zu dir und deinem Unternehmen passt, mit dem Dienstplan arbeiten.
Um das Grundgerüst zu erstellen, gehe bitte unter
- Team
- Dienstpläne
- Einstellungen
Zunächst sind diese Einstellungen für beide Dienstplanformate.
Die zu füllenden Bereiche bestimmen im Endeffekt um welches Format es sich handelt.
| Nummer | Diese ist generell chronologisch und gibt an, an welcher Stelle der Dienstplan an gewissen Orten (Beispielsweise Stundenzettel) aufgelistet ist. Damit steht die 1 ganz oben und geht chronologisch weiter runter |
| Bereichsname global | Vorgegeben und unveränderbar. Dieser ist vor allem bei Restaurantgruppen zum Vergleich wichtig. Dabei sind die Nummer und der Bereichsname global immer identisch. |
| Bereichsname bei mir | Diesen Namen kannst du nach deinen Wünschen anpassen. Soll der Servicedienstplan aufgrund der Länge nur Service heißen, kannst du das hier tun. |
| Dienstplanname | Hier kann dein Dienstplanname angepasst werden. Anders als der Bereichsname heißt so dann der Dienstplan den du zur Bearbeitung auswählst. |
| Tätigkeitsschlüssel | Der Tätigkeitsschlüssel ist vorgegeben und beinhaltet die verschlüsselten Angaben der Tätigkeit deiner Mitarbeiter. Die hinterlegten Tätigkeitsschlüssel beschreiben eine "Servicefachkraft im Restaurant". |
| Anzahl Schichten | Hier gibst du an, wie viele Schichten du am stärksten Tag maximal im Dienstplan benötigst. Wenn du beispielsweise an einem Samstag über den ganzen Tag 7 Leute im Service brauchst, dann muss hier eine 7 eingetragen werden. |
| Standardanzeige | Hier bestimmst du wie viele Wochen im Voraus dir angezeigt werden sollen. |
| Wochenbeginn | An welchem Wochentag beginnt deine Arbeitswoche? |
| Zusatzzeile | Wenn du beim Bearbeiten deines Dienstplanes eine zusätzliche Zeile für Bemerkungen standardmäßig eingeblendet haben möchtest. |
| Guttage | Guttage werden aktiv nicht mehr genutzt. |
| Format | Hier wählst du nun Zeilen nach Schichten aus |
| Umsatzbezug | Wenn du mit der Effektivität arbeiten möchtest, so musst du einen Umsatzbezug wählen. Die Effektivität berechnet aus diesem Bereich in Bezug auf die Arbeitszeit in diesem Dienstplan. |
| Effektivität | Für die Effektivitätsberechnung musst du diese pro Dienstplan aktiv setzen. |
| Aktiv | Möchtest du mit dem Dienstplan aktuell arbeiten? |
| Personen bearbeiten | Damit entscheidest du, welche Mitarbeiter den Dienstplan nutzen können und auch wer in dem Dienstplan eingeteilt werden kann. |
| Label und Anfangszeiten | Hier legst du die Standardschichten deines Dienstplanes fest, also die Anfangs- und Endzeiten für jeden Wochentag. |
Dienstplanname
Du hast drei Varianten um deinem Bereich und deinem Dienstplan einen Namen zu geben.
Diese werden an unterschiedlichen Stellen relevant.
Bereichsname global
Der Bereichsname global ist vor allem für Ladengruppen (Franchise) relevant. Er sorgt dafür, dass die Gruppe untereinander vergleichbar ist. Der Bereichsname global ist nicht abänderbar.
Bereichsname bei mir
Der Bereichsname bei mir ist anpassbar und bezieht sich auf den Namen, welcher dir im Dienstplan beispielsweise unter Bereich angezeigt wird.
Den Bereich im Stundenzettel findest du unter
- Team
- Lohnbuchhaltung
- Stundenzettel
Auch in der Zeiterfassungsübersicht wird der Bereichsname bei mir angezeigt.
Die Zeiterfassung findest du unter
- Finance
- Kassenbuch
- Zeiterfassung
Dieser Name ist meistens kürzer gehalten und ohne dem Zusatz "Dienstplan".
Das dient der Übersichtlichkeit und steht dafür, dass der Mitarbeiter an dem Tag beispielsweise im Service gearbeitet hat.
Dienstplanname
Der Dienstplanname ist der Name, welcher bei der Dienstplanbearbeitung angezeigt wird:
Außerdem wird der Dienstplanname auf deinem Ausdruck des Dienstplans angezeigt.
Tätigkeitsschlüssel
Der Tätigkeitsschlüssel ist da um deine sozialversicherungspflichtigen Beschäftigen bei der Krankenkasse zu melden.
Der Tätigkeitsschlüssel steht für verschiedene Informationen, beispielsweise der Tätigkeit im Beschäftigungsbetrieb.
Der von uns vor eingestellte Tätigkeitsschlüssel steht für "Servicefachkraft im Restaurant".
Anzahl Schichten
Unter Anzahl Schichten musst du dir überlegen, wie viele Mitarbeiter du am stärksten besetzten Tag benötigst.
Brauchst du Samstags beispielsweise 11 Mitarbeiter, welche du verplanen musst, so muss hier eine 11 stehen.
Speichere nach der Eintragung die Einstellungen.
Standardanzeige
Mit der Standardanzeige bestimmst du, wie viele zukünftige Wochen im Dienstplan angezeigt werden sollen.
Bei einer Woche wird dir nur die aktuelle Woche angezeigt und entsprechend bei drei Wochen die aktuelle und die nächsten zwei Wochen.
Wochenbeginn
Beginnt deine Woche nicht Montags, so kannst du hier auswählen welcher Wochentag bei dir am Anfang stehen soll.
Wählst du beispielsweise Mittwoch aus, so wird dir (nur in der aktuellen Woche) der Montag und Dienstag zur Bearbeitung gesperrt.
Die Tage Montag und Dienstag sind nicht befüllbar (hierbei handelt es sich um die Laufende Woche, da die Woche am Mittwoch "begann", müssen die Tage vorher nicht mehr gefüllt werden). Die nächsten Wochen sind wieder normal befüllbar.
Zusatzzeile
Die Zusatzzeile gibt dir die Möglichkeit, deinen Mitarbeitern eine Bemerkung für einzelne Schichten zu hinterlassen.
Das könnten abweichende Zeiten bei beispielsweise gutem Wetter sein oder auch ein Dresscode.
Ist der Haken gesetzt, kannst du unter
- Team
- Dienstpläne
- Dienstplan bearbeiten
die Schichtzeit deiner Mitarbeiter ausfüllen.
Ohne Zusatzzeile
Hier siehst du bei dem Mitarbeiter über der Zeit von - bis keine weitere Zeile.
Mit Zusatzzeile
Hier kannst du nun unter die Namenszeile eine Zusatzinformation einbauen.
Format
Hier wählst du nun das gewünschte Format aus. In diesem Handbuchartikel arbeiten wir mit dem Format Zeilen n. Schichten.
Effektivitäteneinstellungen
Wenn du neben unserem Personalmodul auch das Kassenbuch gebucht hast, so kannst du dir über den jeweiligen Bereich und den Umsatz die Effektivität berechnen lassen.
Umsatzbezug
Hier kann definiert werden, zu welchem Umsatz die Arbeitsstunden aus diesem Bereich in Bezug gesetzt werden sollen, um die Effektivität zu berechnen.
Effektivität
Damit die Effektivität berechnet werden kann, musst du über den gesetzten Haken erstmal angeben, dass du diese auch berechnen lassen möchtest.
Aktiv
Der Dienstplan muss aktiv sein.
Aktiv bedeutet, dass dieser bearbeitet werden kann unter
- Team
- Dienstpläne.
Ist der Dienstplan nicht aktiv, so wird dieser in der Dienstplanübersicht nicht angezeigt und kann nicht bearbeitet werden.
Personen bearbeiten
Damit du Mitarbeiter in dem Dienstplan verplanen kannst, musst du die Mitarbeiter dem Dienstplan hinzufügen.
Dabei gibt es mehrere Rechte die du dem Mitarbeiter geben kannst.
Es wird unterschieden zwischen
- Lesen
- Teilnehmen
- Bearbeiten
- Bereichsleiter
Lesen
Wenn der Mitarbeiter das Recht "Lesen" bekommt, so kann er den freigegebenen Dienstplan ansehen und somit seine Schichten einsehen.
Teilnehmen
Darf der Mitarbeiter an dem Dienstplan teilnehmen, so kannst du oder dein Dienstplanplaner den Mitarbeiter in diesem Dienstplan einteilen.
Bearbeiten
Hat dein Mitarbeiter das Recht "Bearbeiten", so kann er die Mitarbeiter in dem Dienstplan verteilen. Der Mitarbeiter kann den Dienstplan also schreiben mit allen Kollegen, welche an diesem Dienstplan teilnehmen dürfen.
Bereichsleiter
Der Mitarbeiter wird informiert, sobald beispielsweise eine Schicht in die Tauschbörse gestellt wird.
Außerdem können individuell News an die Bereichsleiter verschickt werden.
Station
Im Format Zeilen nach Schichten ist der Bereich Station unwichtig.
Sortierung
Im Format Zeilen nach Schichten ist der Bereich Station unwichtig.
Label & Anfangszeiten
Im Format Zeilen nach Schichten ist der Bereich Label & Anfangszeiten sehr wichtig.
Hier trägst du anhand der Daten welche du unter "Anzahl Schichten" ausgefüllt hast, deine Anfangs- und Endzeiten deiner Schichten ein.
Funktionen
Du kannst deinen Mitarbeitern flexibel Funktionen in der jeweiligen Schicht zuordnen.
Wir haben für dich bereits Icons vor eingestellt.
Eine Funktion kann sein, dass der Mitarbeiter auf Abruf zur Verfügung stehen soll oder dass er an diesem Abend die Schichtleitung hat.
Du kannst beliebig viele Funktionen hinzufügen. Außerdem kannst du entscheiden ob du dir den Text oder das Icon anzeigen lassen möchtest.
Dafür gehst du auf die Funktion die du nutzen möchtest und gibst an, für welchen Dienstplan diese gelten soll:
Nach dem Abspeichern kannst du in den Dienstplan gehen.
Du gehst über
- Team
- Dienstpläne
in den Dienstplan und bearbeitest diesen.
Die Schicht muss bei dem Mitarbeiter bereits eingetragen sein.
Über die Schichtdetails kannst du nun zu den Funktionen:
a
Du kannst nun bestimmen ob die Funktion dem Mitarbeiter in der Schicht zugeordnet werden soll:
