Arbeitest du mit unserem Modul LINA Finance und hier speziell mit dem Belegarchiv, so kannst du dir die Arbeit durch unsere sogenannte Belegarchiv-Mailadresse vereinfachen. Mit der neuen Posteingang-Funktion im Belegarchiv hast du die Möglichkeit E-Mail-PDF-Anhänge direkt an dein Belegarchiv schicken zu lassen.
Wie du diese Funktion nutzen und dir eine E-Mail-Adresse konfigurieren, wird nachfolgend beschrieben.
| Benötigtes Modul: | LINA Finance |
| Benötigtes Recht: | Geschäftsführer 1 oder 2 |
| oder: | GF-Ansicht und "Mein Laden" |
INHALTSVERZEICHNIS
E-Mail-Adresse konfigurieren
Die Mailadresse erstellst du dir unter
- Config
- Buchhaltung
- Belegarchiv.
Dort siehst du folgende Seite:
Auf der rechten Seite kannst du nun mit dem Button Generieren, die E-Mail-Adresse für dein Belegarchiv generieren.
Die E-Mail-Adresse kann nicht manuell verändert werden und wird nur einmalig generiert. Hast du eine Mailadresse generiert, kann diese nicht mehr gelöscht werden.
Posteingang im Belegarchiv
PDF an das Belegarchiv schicken
Um eine PDF an dein Belegarchiv zu schicken, gehst du lediglich auf die erhaltene Mail (Beispielsweise die Rechnung eines Lieferanten) und leitest diese an dein Belegarchiv weiter:
Gehe unter:
- Finance
- Belegarchiv.
Dort findest du den Ordner Posteingang Fibu und hier deine gesendete Rechnung:
Generell findest du hier alle .pdf-Dateien, die an deine Belegarchiv-E-Mail Adresse geschickt wurden.
Du kannst wie gewohnt auch manuell .pdf-Dateien im Ordner Posteingang FiBu hochladen.
Die Mails werden alle 5-10 Minuten abgerufen. 
Es werden nur die PDF-Anhänge geschickt und erkannt. Die Textnachricht in der Mail wird nicht mit verschickt.
Daten manuell in den Posteingang verschieben
Hierzu klickst du im rechten Feld auf Datei hier hinziehen.
Die PDF-Dateien dürfen maximal 5 MB groß sein
Meta-Daten der Belege
- ID: Eine eindeutige ID dieses Beleges. Mit dieser ID lässt sich der Beleg auf jeden Fall im gesamten Archiv wiederfinden.
- Bezeichnung/Dateiname: Wird beim Hochladen noch der Dateiname genutzt, kannst du hier hinterher jede Bezeichnung eintragen, die dir das Wiederfinden des Belegs erleichtert.
- Belegdatum: Bei Belegen, die ein Datum wie z.B. da Rechnungsdatum enthalten, kann dies hier gepflegt werden. Wenn es nicht gepflegt wird, entspricht es dem Upload-Datum.
- Nettobetrag: Bei Rechnungen in der Finanzbuchhaltung kann hier der Nettobetrag gepflegt werden.
- Zuordnung FiBu: Ein geplantes Feature ist es, aus den Rechnungen bereits die Wareneinsätze für Bar und Küche im laufenden Monat berechnen zu können. Die Zuordnung zu einem Bereich ist bereits hier möglich.
- Zuordnung Mitarbeiter: Ist ein Beleg, z.B. ein Arbeitsvertrag direkt einem Mitarbeiter zuzuordnen, so kannst du diese Zuordnung hier treffen.
- Hochgeladen von und Hochgeladen am: User und Datum des Uploads, sofern bekannt.
- Aktion: Diese Datei über den Pfeil herunterladen, über den Mülleimer löschen oder über die Lupe betrachten.
Unter Funktion / Belegart kannst du das Dokument einem Ordner zuweisen.
Mehrere Dateien auf einmal verschieben
Mehrere Dateien auswählen
Möchtest du mehrere Dateien gleichzeitig in einen Ordner verschieben, setze bei allen Dateien in der Checkbox per Klick, einen Haken:
Wähle per Dropdown den Ordner aus in den du die Dateien verschieben möchtest:
Nun klicke auf Bestätigen.
Alle Dateien auswählen
Möchtest du alle Dateien, welche sich in deinem Posteingang Fibu befinden, zusammen in einen anderen Ordner verschieben oder löschen, setze den Haken bei Alle auswählen. Unter dem Dropdown-Menü Alle ausgewählte Dateien wähle die Aktion aus, die du durchführen möchtest, und drücke anschließend auf Bestätigen:
