Arbeitest du mit unserem Modul LINA Team, so kannst du zur Mitarbeitereinteilung den Dienstplan nutzen. Das Format "Zeilen nach Mitarbeitern" richtet den Fokus auf die Mitarbeiter denen die Zeiten manuell hinzugefügt werden. Dieser Dienstplan eignet sich am besten, wenn du wenige Mitarbeiter im einzelnen Dienstplan verplanen musst. 


Wie du mit dem Format arbeitest und dieses Format bearbeitest, wird nachfolgend beschrieben.


Benötigtes Modul:LINA Team
Benötigtes Recht für die Grundeinstellungen:Dienstplan-Einstellungen verwalten
Benötigtes Recht für die Dienstplanbearbeitung:Bearbeiten




Deinen Dienstplan findest du unter

  • Team
  • Dienstpläne
  • Dienstpläne.



Nun wählst du den Dienstplan aus, welchen du bearbeiten möchtest.



Um den Dienstplan zu bearbeiten, musst du unter Zeitraum und Optionen auf den Button Bearbeiten klicken.



Den Dienstplan bearbeiten


Du arbeitest in diesem Format mit Zeilen nach Mitarbeitern.

Das heißt, alle deine Mitarbeiter stehen auf der linken Seite untereinander, je nach Einstellung in Stationen sortiert oder alphabetisch.

Du trägst nun für jeden Mitarbeiter manuell die Zeit ein. 


Du kannst hier lediglich die Mitarbeiter auswählen, denen du das Recht Teilnehmen für diesen Dienstplan gegeben hast.


Mitarbeiter einteilen


Zunächst suchst du dir den Mitarbeiter aus und im Feld Schichten kannst du die zu arbeitende Zeit angeben und bestätigst diese mit Enter oder Tab:



Dies machst du nun mit den weiteren Mitarbeitern an diesem Tag genau so.


Du kannst die Zeiten wie folgt eintragen

  • 08 -16
  • 8 -16
  • 1000 - 2200
  • 12:25 - 20:15


Fertig geplanten Tag freigeben


Hast du damit deinen Dienstplan bereits fertig für den Tag / die Woche? Dann musst du diesen nur freigeben und schon hast du deine Mitarbeiter im Dienstplan eingeteilt.


Den Dienstplan gibst du tageweise über das Setzen des Hakens bei Freigabe zum Lesen frei. 



Wenn du keine Besonderheiten im Dienstplan hast, wie beispielsweise abweichende Zeiten, Bemerkungen für deine Mitarbeiter, so können nun, durch die Freigabe und dem anschließenden Speichern, die Mitarbeiter, die das Recht zum Lesen dieses Dienstplans haben, die fertigen Zeiten einsehen:



Der eingeloggte User wird hier grün hinterlegt zur besseren Kennzeichnung.


Zusatzzeile nutzen


Zusatzzeile aktivieren


Jeder Dienstplan kann dazu genutzt werden, individuelle Bemerkungen für einen Mitarbeiter in einer Schicht zu hinterlassen.

Dabei ist wichtig, dass dieser Dienstplan erst die Einstellung dazu erhält. Diese stellst du unter

  • Team
  • Dienstpläne
  • Einstellungen

ein. 


Hierzu gibst du an, dass du die Zusatzzeile aktivieren willst:


Damit du die Zusatzzeile nun nutzen kannst, brauchst du zusätzlich eine im Dienstplan hinterlegte Funktion. 

Die Funktion stellst du ebenfalls in den Dienstplaneinstellungen ein im Bereich Optionen. 



Dazu wählst du bei der Einstellung die gewünschte Funktion und fügst hier den Dienstplan hinzu:




Ansonsten kannst du einen Kommentar im Dienstplan bei der Zeile für die Schichtzeit hinterlassen. Diese wird ebenfalls mit angedruckt. 


Zusatzzeile füllen


Nachdem die Zusatzzeile für diesen Dienstplan aktiviert wurde, gehst du nun in die Dienstplanbearbeitung zurück.

  • Team
  • Dienstpläne
  • Dienstpläne
  • in den zu bearbeitenden Dienstplan.


Du wechselst hier zum Mitarbeiter und seiner hinzugefügten Zeit wo du eine Bemerkung hinterlassen möchtest.

Die Zusatzzeile kannst du erst füllen, sobald Zeiten hinterlegt wurden. 


Dann gehst du auf das kleine Plus neben der Schichtzeit.



Damit öffnen sich die Schichtdetails und du kannst eine Funktion oder einen Kommentar hinterlassen. 



Nach der Freigabe und dem Speichern wird dir dieser Text, im Lesemodus und der Druckansicht, mit angedruckt:



Du kannst auch in die Zeile klicken, in der du die Zeiten hinterlegst. Schreibe hinter die Zeit einen Kommentar (speichere beides gesondert und getrennt ab durch ein Enter). 



Funktion hinzufügen


Möchtest du mit den Funktionen im Dienstplan arbeiten, so musst du hierzu erst die generelle Einstellung treffen.


Funktionen aktivieren


Um die Funktionen für den Dienstplan festzulegen, musst du diese einstellen unter

  • Team
  • Dienstpläne
  • Einstellungen im Bereich Optionen. 



Sind alle Einstellungen getroffen und gespeichert, gehst du wieder in den Dienstplan.


Funktion zuordnen 


Du gehst nun wieder über

  • Team
  • Dienstpläne
  • Dienstpläne
  • in den zu bearbeitenden Dienstplan.


Du suchst den Mitarbeiter und die Schichtzeiten des Mitarbeiters zuerst raus.


Dann gehst du auf das kleine Plus neben der Schichtzeit:



Damit öffnen sich die Schichtdetails und du kannst eine Funktion oder einen Kommentar hinterlassen: 


Es öffnet sich ein Fenster indem du alle für den Dienstplan verfügbaren Funktionen findest.



Wählst du hier eine Funktion aus, so wird sie bei dem Mitarbeiter in der Schicht angezeigt:



Allgemeine Bemerkung für den Dienstplan-Tag


Du kannst für das gesamte Team an einem Tag eine Bemerkung einfügen. Diese kannst du entweder nur für diesen Dienstplan oder für alle Dienstpläne andrucken lassen.


Unter Bemerkung trägst du dafür das ein, was du mitteilen möchtest:




Bemerkung in alle Dienstpläne kopieren


Möchtest du dass diese Bemerkung in all deinen Dienstplänen für diesen Tag angezeigt wird?


Dazu gehst du auf das kopieren-Feld neben der Bemerkung.



Woche nach unten kopieren


Unterscheidet sich deine Woche gar nicht oder nicht signifikant von der nächsten, so kannst du ganz leicht diese Woche in die nächste Woche kopieren, indem du den Pfeil mittig unter der Dienstplanwoche betätigst. 



Du kannst natürlich trotzdem noch die gesamten Tage und Schichtzeiten bearbeiten.

Dies ändert nichts an der Woche, die du kopiert hast. 



Nicht alle benötigten Mitarbeiter einteilbar


Dir fällt beim Einteilen deiner Mitarbeiter auf, dass du hier nicht alle auswählen kannst, die du benötigst? Dann hast du vermutlich nicht all die Mitarbeiter mit dem Recht Teilnehmen ausgestattet. 


Du kannst diese Einstellung im Voraus treffen unter

  • Team
  • Dienstpläne
  • Einstellungen
  • Personen bearbeiten

oder aber du triffst sie während der Bearbeitung.


Dies machst du im Bereich Zeitraum und Aktionen Personen bearbeiten:.



Hier hast du die selbe Übersicht wie in den allgemeinen Dienstplaneinstellungen.



Es wird unterschieden zwischen

  • Lesen
  • Teilnehmen
  • Bearbeiten
  • Bereichsleiter.


Lesen


Wenn der Mitarbeiter das Recht "Lesen" bekommt, so kann er den freigegebenen Dienstplan ansehen und somit seine Schichten einsehen.


Teilnehmen


Darf der Mitarbeiter an dem Dienstplan teilnehmen, so kannst du oder dein Dienstplanplaner den Mitarbeiter in diesem Dienstplan einteilen. 


Bearbeiten


Hat dein Mitarbeiter das Recht "Bearbeiten", so kann er die Mitarbeiter in dem Dienstplan verteilen. Der Mitarbeiter kann den Dienstplan also schreiben mit allen Kollegen, welche an diesem Dienstplan teilnehmen dürfen.


Bereichsleiter


Der Mitarbeiter, welcher als Bereichsleiter eingesetzt wird, bekommt beispielsweise die Mitteilung über die Tauschbörse oder kann News erhalten, die ein normaler Mitarbeiter im Dienstplan nicht erhalten soll. 



Alle Tage zum Lesen freigeben


Du hast deinen Dienstplan bis auf weiteres fertig und möchtest diesen deinen Mitarbeitern zum Lesen zur Verfügung stellen? Dann musst du nicht jeden Tag einzeln freigeben sondern kannst den gesamten Dienstplan über das Betätigen des Buttons Alle freigeben freigeben und hiernach schließen.




Alle Freigaben aufheben


Du kannst deine Freigaben auch alle wieder direkt aufheben indem du den Button Alle Freigaben aufheben betätigst:




Dienstplan drucken


Sind die Zeiten freigegeben, so kannst du den Dienstplan auch drucken um ihn auszuhängen.

Dazu musst du lediglich auf den Reiter Drucken gehen.



Wer hat Zeit?


Du kannst dir eine generellen Überblick verschaffen über die zukünftige Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter.

Hierzu musst du auf Wer hat Zeit? klicke.



Hier hast du die Übersicht für die nächsten Wochen. Sind Sperrtermine eingetragen oder Urlaube, Krankheit oder Schule, so sind diese Tage oder Stunden farblich hinterlegt.


Bedeutung der Farben


Verfügbar bedeutet, dass dieser Mitarbeiter an diesem Tag frei zur Verfügung steht.


Gelb hinterlegte Uhrzeiten bedeutet, dass dieser Mitarbeiter an diesem Tag gesperrt ist. Hat er nur Stunden gesperrt, so steht hier nur der Stundenzeitraum.



Rot hinterlegte Tage bedeuten, dass der Mitarbeiter an diesem Tag krank ist oder Urlaub hat. Er ist den ganzen Tag blockiert. Es kann aber auch die generelle Terminsperre eingetragen sein. 





Änderungshistorie


Die Änderungshistorie gibt Auskunft darüber, wer wann was geändert hat:



Hier wird allerdings nicht angezeigt, in welcher Schicht der Mitarbeiter beispielsweise vor dem Tausch eingeteilt war. 


Du kannst den gewünschten Tag filtern: 



Mail verschicken


Wenn der Dienstplan geschrieben ist, kannst du eine Mail an die Mitarbeiter verschicken, welche eingeteilt sind.

Diese enthält nicht den Dienstplan sondern lediglich den Hinweis, dass eine Änderung stattgefunden hat:







Zeitraum ändern


Unter Zeitraum und Optionen wird dir standardmäßig die aktuelle Woche und dann die weiteren Wochen, je nach getroffener Wocheneinstellung in den allgemeinen Einstellungen, angezeigt.



Diesen Zeitraum kannst du aber natürlich beliebig verändern um vergangene Dienstpläne anzusehen (NICHT MEHR ÄNDERBAR) oder auch zukünftige.


Dafür musst du nur den Zeitraum umstellen.



Tage verplant und Sperrtermine


Hier siehst du eine Übersicht über die pro Mitarbeiter verplanten Tage im angezeigten Zeitraum. 

Die Färbung der Felder (Rot/Grün/Gelb) richtet sich nach einem Abgleich zwischen den verplanten Tagen in diesem Dienstplan und den in den Stammdaten eingetragenen Tagen pro Woche:




rot: Verplante Tage sind weniger als die Tage pro Woche: 

grün: Verplante Tage und Tage pro Woche sind gleich:  

gelb: Verplante Tage sind mehr als Tage pro Woche:


Forecast


Du kannst dir den Umsatz-Forecast für jeden Tag anzeigen lassen. Du benötigst dazu zusätzlich das Analytics-Modul. 



Den Forecast stellst du unter

  • Analytics
  • Forecast ein 


oder aber wenn du einer Franchise angehörst, welche mit unserem Tool LINA Stores arbeitet unter

  • Stores
  • Administration
  • Ladenakte
  • dem gewünschten Laden
  • Stammdaten
  • Budget.




Stundenbudget verbleibend / Eff./Std.budget


Wenn du einer Gruppe angehörst bzw. Franchise und ihr mit unserem Tool LINA Stores arbeitet, so könnt ihr ein Stundenbudget pro Tag festlegen. Dies ist eine fixe Anzahl an Stunden, welche ihr am Tag im Dienstplan nicht überschreiten solltet:



Das Stundenbudget stellt ihr unter

  • Stores
  • Administration
  • Ladenakte
  • dem gewünschten Laden
  • Stammdaten
  • Budget ein. 



Das Stundenbudget rechnet hier diese eingetragene Zahl minus der vergebenen Stunden am jeweiligen Tag.

Ist das Budget noch nicht erreicht, so ist dies rot.



Damit kannst du jederzeit kontrollieren, wie viele Stunden du noch vergeben darfst. 


Bist du keiner Gruppe angehörig oder aber das Stundenbudget ist für den Dienstplan nicht hinterlegt, so wird dir angezeigt wie viele Stunden du bereits verplant hast: